Законодательство Астраханской области Астраханская область Ахтубинский район Володарский район Енотаевский район Икрянинский район Камызякский район Красноярский район Лиманский район Наримановский район Приволжский район Харабалинский район Черноярский район Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления Постановление Главы Администрации Астраханской области от 30.06.1998 № 272 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству" Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено Утратил силу в связи с изданием Постановления Губернатора области от 09.12.2003 № 570. ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 30 июня 1998 г. № 272 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в Администрации области и в связи с введением ГОСТа 6.30 - 97 на организационно - распорядительную документацию постановляю: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате Администрации области (прилагается). Ввести ее в действие с 1 июля 1998 года. 2. Распоряжение Администрации области № 600 от 13.05.92 "Об утверждении инструкции по делопроизводству" считать утратившим силу. Глава Администрации области А.П.ГУЖВИН Утверждено Постановлением Главы Администрации области от 30 июня 1998 г. № 272 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет единую систему делопроизводства и организации работы с документами в аппарате Администрации области в процессе осуществления возложенных на него функций по обеспечению деятельности Главы Администрации области. Инструкция определяет основные правила подготовки, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера. Инструкция разработана в соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа 6.30-97 на организационно - распорядительную документацию и с учетом опыта организации делопроизводства в Администрации области. 1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех государственных служащих Администрации области (далее именуются - работники). Работники аппарата Администрации области ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов, и неразглашение содержащейся в них информации. 1.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Администрации области возлагается на общий отдел Администрации области. В каждом, структурном подразделении аппарата ответственным за делопроизводство является руководитель. Ведение делопроизводства в подразделении осуществляет определенный руководителем работник. 1.4. Передача документов (копии документов) представителям средств массовой информации осуществляется только пресс - секретарем Главы Администрации области. В иных случаях в связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) работникам других организаций допускается с разрешения руководителя секретариата Главы Администрации области и заведующего общим отделом. 1.5. В случае утраты документов руководитель структурного подразделения, помощник заместителя Главы Администрации области обязаны проинформировать заведующего общим отделом Администрации области и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются первому заместителю Главы Администрации области, ведущему вопросы аппарата Администрации области. 1.6. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой Администрации области, регламентом работы, инструкцией по делопроизводству, положением о структурном подразделении и соответствующими должностными инструкциями. 1.7. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. Компьютерные технологии обработки документов должны отвечать требованиям данной инструкции. 1.8. Порядок работы с секретными документами и с документами с грифом "Для служебного пользования" установлен специальными инструкциями. 2. Документация Администрации области 2.1. Деятельность Администрации области обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. В соответствии с действующим законодательством, Уставом области в Администрации области издаются и оформляются следующие документы: постановления Главы Администрации области распоряжения Главы Администрации области приказы первого заместителя Главы Администрации области по вопросам руководства аппаратом приказы управляющего делами. 2.2. Постановлениями Главы Администрации области оформляются решения Главы Администрации области нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений Администрации области. В форме распоряжений Главы Администрации области принимаются решения Главы Администрации области по оперативным, организационным, кадровым вопросам и награждения. 3. Общие требования к составлению и оформлению документов 3.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов. Подготовка служебных документов должна производиться в точном соответствии с требованиями основных положений государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа 6.30-97. 3.2. Обязательными реквизитами всех документов Администрации области являются наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 3.3. В Администрации области постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу 6.30-97 (требования к бланкам см. ниже). (Приложения 1-7). 3.4. Вид документа. Наименование должно быть на каждом виде документа, кроме письма, оно обуславливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция) и т.д. 3.5. Заголовок документа. Заголовок составляется к любому документу Формата. А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "О чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может Формироваться обобщенно. Например: "О прогнозе социально - экономического развития области на 1998 год". Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на формате А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах. 3.6. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа, элементы: наименование, вид документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например: Приложения : 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения даются в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. 3.7. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата событий; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 1998 года следует оформлять 05.01.98 При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации). 3.8. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в Администрации области, ее структурных подразделениях, так и вне ее. Внутреннее согласование проекта распорядительного документа оформляется в виде визы. 3.8.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например: Начальник департамента здравоохранения Администрации области В.А.Юшков 03.04.98 3.8.2. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем листе документа ниже реквизита "подпись". Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Администрации области ее структурных подразделениях. 3.8.3. Внешнее согласование Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами), полное наименование должности и название учреждения, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Главы Администрации области (личная подпись) А.Я.Черныш Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии департамента культуры, искусства и кино Администрации области от 23.02.97 № 1 или СОГЛАСОВАНО Письмо Государственной архивной службы России 18.05.97 № 02-4/59 3.8.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном "листе согласования". На документе делается запись "Лист согласования прилагается". 3.9. Подписание документа. Подпись - обязательный реквизит документа. В Администрации области согласно действующему законодательству подлинники постановлений и распоряжений подписывает Глава Администрации области, а в его отсутствие - заместитель, исполняющий его обязанности. 3.9.1. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления подписывает только Глава Администрации области, в его отсутствие - заместитель Главы, исполняющий обязанности Главы Администрации области. Заместители Главы Администрации подписывают документы, направляемые в вышестоящие органы, министерства и ведомства, также подведомственным и другим организациям в соответствии с их компетенцией. 3.9.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 3.9.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Председатель комитета экономики и инвестиционной политики Администрации области личная подпись Т.Н.Максимова или Председатель комитета Т.Н.Максимова При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами ) Управляющий делами личная подпись В.И.Шаныгин Главный бухгалтер личная подпись Г.В.Гордеева 3.9.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Глава Администрации Председатель Астраханского Астраханской области областного Представительного Собрания (личная подпись) А.П.Гужвин (личная подпись)П.П.Анисимов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии личная подпись Н.П.Веселов Члены комиссии личная подпись С.М.Куликов личная подпись К.Н.Артемьев личная подпись С.Н.Матвеев 3.9.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности. 3.10. Утверждение документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц. 3.10.1. Утверждение производится двумя способами: гримом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. 3.10.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. 3.10.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утверждающего документ, дата утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами: УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Главы Администрации области (личная подпись) Э.М.Володин 18.03.97 3.10.4. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), названия распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера: УТВЕРЖДЕНО Постановление Главы Администрации области от N 3.11. Адресование документа. 3.11.1. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Министерство юстиции Российской Федерации Управление систематизации законодательства 3.11.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Департамент общего и профессионального образования Администрации области Начальнику департамента ШИТОВУ В.А. или Начальнику департамента общего и профессионального образования Администрации области ШИТОВУ В.А. 3.11.3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления городов и районов области 3.11.4. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянных корреспондентам. 3.11.5. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7"а" При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 414040, г.Астрахань, ул. С.Здоровцева, д.10, кв.15 ПЕТРОВУ И.А. 3.12. . 3.1.1. должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Главы Администрации области, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы. 3.12.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания. 3.12.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3, 5.4.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции, допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами. 3.12.4. должен излагаться литературным языком. Особенностью языка служебного документа является: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении. Употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы, например: "утвердить", "назначить" "обязать", "рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. 3.12.5. В распорядительных документах (приказ, распоряжение, постановление и т.д.), а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("постановляю", "прошу", "приказываю"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", в состав управления входят: "комиссия установила"...). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("Администрация области не возражает", "управление считает возможным"...). 3.13. Резолюция. 3.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа. Резолюция пишется на документе Главой Администрации области, его заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации области и включает фамилии исполнителей, содержание поручений, срок исполнения, подпись и дату, например: Родненко И.В. Прошу подготовить проект постановления к 05.05.98 (личная подпись) 10.04.98 3.13.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном месте между адресатом и текстом документа или на специальных карточках - поручениях. Резолюция по выполнению правительственных постановлений, распоряжений, указов Президента РФ пишется только на специальных карточках - поручениях. 3.13.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указывается ответственный исполнитель, если нет таких указаний, то должностное лицо, названное в резолюции первым, является ответственным. 4. Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений Главы Администрации области 4.1. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрации области вносятся и готовятся соответствующими структурными подразделениями Администрации области, приемными заместителей Главы Администрации области. Проекты постановлений, распоряжений по кадровым вопросам, награждению готовятся управлением госслужбы и кадровой политики при Главе Администрации области на основании соответствующих представлены. 4.2. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации области, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений Администрации области, которые вносят эти документы, помощники заместителей Главы Администрации области, курирующих данные структурные подразделения. 4.3. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрации области должны проходить согласование с подразделениями Администрации области, которым в проекте предусматриваются задания, а также с другими заинтересованными подразделениями. В подразделениях Администрации области проекты согласовываются (рассматриваются) не более чем в 3-дневный срок. Согласование проектов постановлений, распоряжений Главы Администрации области оформляется визой, включающей личную подпись визирующего (с расшифровкой Фамилии) и дату. Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к ним визируются исполнителем, руководителем подразделения Администрации области, внесшим проект. Визы руководителей подразделений Администрации области проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части и в карточке согласования проекта постановления, распоряжения (приложение 8). 4.4. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрации области должны проходить юридическую экспертизу в государственно - правовом управлении, визироваться начальником этого управления или его заместителем. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания по проекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту постановления, распоряжения. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его содержания. Приложения к постановлениям и распоряжениям визируются руководителем подразделения, готовившего проект документа, государственно - правовым управлением, руководителем секретариата Главы Администрации области, редактором. 4.5. После юридической экспертизы проект постановления, распоряжения редактируется в протокольном секторе общего отдела, визируется редактором, затем сдается в соответствующую приемную, визируется заместителем Главы Администрации области, курирующим данную отрасль. Документы по вопросам финансирования затем передаются помощником в приемную первого заместителя Главы Администрации области, курирующего вопросы Финансов и инвестиционной политики. Документы по вопросам кадровой политики, структурных подразделений Администрации области, его аппарата визируются первый заместителем Главы Администрации области ведающим вопросами аппарата. Подготовленный (согласованный) документ передается в секретариат. Главы Администрации области, визируется руководителем секретариата и передается на подпись Главе Администрации области. 4.6. Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрации области печатаются на бланках установленной формы. 4.7. Документы, подготовленные с нарушением установленных требовании и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителем секретариата Главы Администрации области должностным лицам, внесшим данные проекты. 4.8. Постановления и распоряжения подписываются Главой Администрации области, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим обязанности Главы Администрации области (отсутствием Главы Администрации области считается его нахождение за пределами области). 4.9. Доработка проектов постановлений, распоряжений, не подписанных Главой Администрации, возлагается на подразделение, готовившее данный проект. 4.10. Подписанные Главой Администрации области постановления и распоряжения передаются руководителем секретариата Главы Администрации в общий отдел Администрации области для их оформления и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем подписания их Главой Администрации области. Регистрация ведется протокольным сектором общего отдела отдельно с начала и до конца года Постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые регистрационные номера с буквой "р", например: 532-р. 4.11. Принятые постановления, изданные распоряжения, выписки из них общим отделом направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток. Размноженные экземпляры принятых постановлений и распоряжений Главы Администрации области удостоверяются печатью протокольного сектора общего отдела Администрации области. 5. Подготовка и оформление проектов законов Астраханской области и постановлений Астраханского областного Представительного Собрания 5.1. Координацию работ, связанных с подготовкой проектов нормативно - правовых актов в порядке реализации законодательной инициативы Главы Администрации области, осуществляет государственно - правовое управление Администрации области. 5.2. Подготовка проектов документов, вносимых Главой Администрации области на рассмотрение ОПС в порядке законодательной инициативы, осуществляется структурными подразделениями Администрации области, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 5.3. Все проекты документов, вносимых на рассмотрение областного Представительного Собрания, после соответствующего согласования направляются разработчиком в государственно - правовое управление Администрации области для прохождения юридической экспертизы и (или) подвергаются правовому редактированию, а затем передаются на рассмотрение и подписание Главе Администрации области. После подписания документы передаются в государственно - правовое управление и направляются в областное Представительное Собрание. 5.4. Необходимым условием для внесения проекта закона области в Собрание является представление вместе с проектом следующих документов: а) обоснование необходимости его принятия, его места в системе действующего Федерального и областного законодательства, а также прогноз социально - экономических и иных последствий его принятия; б) справка о состоянии законодательства в данной сфере правого регулирования; в) перечень нормативных и иных правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного закона; г) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона; д) финансово - экономическое обоснование (в случае внесения проекта закона, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат). При внесении проекта нормативного правового акта (кроме закона) в Собрание, условие представления документов, указанных в настоящем пункте, обязательным не является. Необходимость и объем дополнительной информации, представляемой с проектом, определяется комиссией, ответственной за его подготовку. После завершения подготовки проекта Закона области или нового нормативного правового акта, он вносится на рассмотрение Собрания. 5.5. К проектам законов и иных нормативных правовых актов должны прилагаться: - сопроводительное письмо в двух экземплярах с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрение Собрания, на одном из которых необходима виза начальника подразделения, разработавшего проект; - карточка согласования установленного образца с визами заинтересованных лиц. 5.6. Проекты законов области и иных нормативно-правовых актов, исходящие от государственных и общественных организаций, не обладающих правом законодательной инициативы, или от граждан, могут быть внесены на рассмотрение областного Представительного Собрания через государственные органы, а также лицами, обладающими правом законодательной инициативы. Данные документы, которые поступают в Администрацию области, подлежат регистрации в государственно - правовом управлении и передаются в секретариат Главы Администрации области. Глава Администрации области после ознакомления с документами направляет их в государственно - правовое управление Администрации области с соответствующей резолюцией. При необходимости доработки проектов документов они направляются в соответствующие административные органы и структурные подразделения Администрации области, иные заинтересованные организации для возможного внесения предложений и замечаний. Сроки прохождения документа устанавливаются и контролируются государственно - правовым управлением Администрации области. 5.7. Проекты нормативных правовых актов комплексного межотраслевого характера и других важнейших актов могут подвергаться и иной специализированной экспертизе. 5.8. В подготовке проектов законов и иных нормативных правовых актов государственной власти Астраханской области, затрагивающих права и интересы конкретных районов, городов и иных населенных пунктов области, могут участвовать соответствующие органы местного самоуправления. 5.9. В случае необходимости разработчик по согласованию с государственно - правовым управлением Администрации области осуществляет подготовку нормативных правовых актов во взаимодействии с соответствующими Федеральными органами государственной власти и их подразделениями на территории области. 5.10. Нормативно - правовые акты Астраханской области готовятся с целью: - нормативного регулирования различных сторон экономической и социальной жизни области; - реализации Федеральных законов и иных правовых актов федеральных органов государственной власти; - устранения противоречий и недостатков в деятельности организаций, учреждений и предприятий; - содействия гражданам в реализации их прав и законных интересов; - определения статуса государственных органов и общественных объединений. 5.11. Разработанный проект нормативного правового акта должен соответствовать объему и характеру компетенции инициатора, Конституции и законодательству РФ, актам Федеральных органов исполнительной власти, законодательству Астраханской области, отвечать правилам законодательной техники: а) правильный выбор формы акта; б) логическая его структура; в) строгое использование юридических понятий, терминов; г) наличие обязательных реквизитов акта. 5.12. Законы области, принятые Собранием и поступающие на подпись Главе Администрации области, направляются в государственно - правовое управление для подготовки заключения либо о возможности подписания, либо мотивированном отклонении, затем передаются Главе Администрации области. Отклоненный закон возвращается в областное Представительное Собрание для повторного рассмотрения в соответствии с регламентом ОПС. Подписанный Главой Администрации области закон в установленном порядке в недельный срок направляется государственно - правовым управлением Администрации области на официальное опубликование. 6. Подготовка и оформление служебных писем, договоров, телеграмм 6.1. Служебные письма в Администрации области готовятся работниками структурных подразделений Администрации область, оформляются на бланках. Служебные письма за подписью Главы Администрации области оформляются на гербовом бланке Главы Администрации области (приложение 1), международные - на гербовом бланке губернатора Астраханской области (приложение 2). Служебные письма за подписью первых заместителей Главы Администрации области оформляются на гербовых должностных бланках (приложение 5). Служебные письма за подписью заместителей Главы Администрации области оформляются на гербовом бланке Астраханской области (приложение 6). Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию оформляются на бланках структурных подразделений. 6.1.1. Служебные письма за подписью Главы Администрации области, направляемые Президенту РФ, в Правительство РФ оформляются в вычислительном центре комитета по информатике Администрации области. Служебные письма готовятся исполнителем в двух экземплярах, должны быть завизированы руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации области, курирующим заместителем Главы Администрации области, руководителем секретариата Главы Администрации области. В левом нижнем углу служебного письма указывается Фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения), например: Петров Петров Николай Иванович 22-34-16 или 22-34-16 Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат Главы Администрации области. 6.1.2. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в секторе приема и распределения корреспонденции общего отдела Администрации области. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр - в секретариат Главы Администрации области. 6.1.3. Договоры (соглашения) Администрации области оформляются на чистых белых листах бумаги формата А4 (210х297 мм). При оформлении используются реквизиты: вид документа, номер, дата, наименование, текст, подписи должностных лиц и гербовые печати каждой из сторон, договоры, соглашения от имени Администрации области подписываются Главой Администрации области, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы Администрации области. После подписания договоры (соглашения) регистрируются в секретариате Главы Администрации области. Один экземпляр из подписанных договоров, соглашений остается в секретариате Главы Администрации области с последующей передачей их в архив. 6.4. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк запятая - зпт двоеточие - двтч кавычки - квч. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), минус (-), (+) плюс, (%) процент и др. Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия получателя. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц, визируется руководителем структурного подразделения, в котором была составлена телеграмма. Тексты телеграммы подписываются Главой Администрации области и его заместителями, заверяются печатью сектора приема и распределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела Администрации области и передаются в почтовое отделение. Второй экземпляр телеграммы остается в секторе приема и распределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела Администрации области. 6.5. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. В зависимости от поставленной задачи протокол может быть кратким и полным с изложением текстов выступлений. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется положением об этих коллегиальных органах. 7. Организация документооборота 7.1. Порядок приема поступающей корреспонденции. 7.1.1. Корреспонденция, поступившая в Администрацию области, принимается и учитывается централизованно в секторе приема и распределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела Администрации области. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными и передается в канцелярию. При поступлении корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ. 7.1.2. При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее доставки, соответствие содержимого указанному на конверте, целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии общего отдела. 7.1.3. При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа его отправителю направляется соответствующее письмо. 7.1.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. 7.1.5. При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в качестве оправдательных документов к расходам по оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. 7.1.6. Все входящие документы сортируются: - служебные документы - по приемным Главы Администрации, его заместителей, руководителя секретариата Главы Администрации области и структурным подразделениям; - письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их в управление по работе с обращениями граждан Администрации области. 7.2. Порядок регистрации поступающих документов. 7.2.1. Поступившие в Администрацию области документы подлежат регистрации в день их поступления. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение 9). 7.2. На каждом поступившем документе проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключением поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и других документов, необходимость регистрации которых определяется общим отделом. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Проставленная дата поступления документа не является его регистрацией. Поступившие в администрацию области письма и телеграммы учреждений, организаций и предприятий (служебные документы) регистрируются централизованно в секторе приема и распределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела на ПЭВМ. На регистрационном штампе служебного документа ставится порядковый входящий номер. Он состоит из индекса приемной и порядкового номера в пределах года. 7.2.3. Регистрационные карточки выдаются с принтера ПЭВМ в 2 экземплярах (приложение 10). В дальнейшем на регистрационных карточках в приемных и канцелярии отмечается весь ход рассмотрения документов. 7.2.4. Первый экземпляр регистрационной карточки на служебные документы помещается в справочную картотеку по порядку регистрационных номеров, второй экземпляр вместе с письмом (телеграммой) пере дается на исполнение. 7.2.5. На письмах, заявлениях, жалобах в правом нижнем углу первого листа сектором приема и распределения корреспонденции (канцелярией) проставляется штамп и дата поступления, а регистрация их производится в управлении по работе с обращениями граждан Администрации области. 7.2.6. Распорядительные документы вышестоящих органов (законы, указы, постановления, распоряжения и др. документы правового характера) регистрируются в общем отделе также на ПЭВМ с распечаткой карточек в трех экземплярах. Третий экземпляр карточки передается в контрольную инспекцию. На этих документах проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего номера. 7.2.7. После регистрации документы из канцелярии передаются в приемные руководящих работников Администрации области с учетом распределения между ними обязанностей Постановления, распоряжения, поручения Правительства, докладываются Главе Администрации, а в его отсутствие - заместителю, исполняющему обязанности Главы Администрации области. 7.2.8. Доставка (разноска) входящих, исходящих документов осуществляется работниками сектора по приему и распределению корреспонденции общего отдела. Все данные о движении документов вносятся в базу данных ПЭВМ в секторе приема, к распределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела. 7.2.9. Передача документов из одной приемной в другую осуществляется с обязательной отметкой об этом в канцелярии на ПЭВМ и на регистрационных карточках в приемных. 7.2.10. Внутренняя переписка между структурными подразделениями аппарата осуществляется без учета в секторе приема и распределения корреспонденции общего отдела. Передача и регистрация документов осуществляется специалистами I и II категории приемных заместителе Главы Администрации области и работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства. 7.2.11. Указания по исполнению документов даются руководящими работниками в форме резолюции. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте, между адресатом и текстом или на специальных карточках-поручениях. 7.2.12. Резолюции по выполнению правительственных постановлений и распоряжений проставляются на специальных карточках-поручениях и переносятся в регистрационные карточки. Проставление резолюции на указанных документах не допускается. 7.2.13. Прохождение документов в аппарате Администрации области удостоверяется соответствующими отметками. Отметка о контроле документа проставляется по форме "к" или "контроль" и помещается на левом поле первого листа документа. 7.3. Порядок рассмотрения документов. 7.3.1. Корреспонденция, поступившая в Администрацию области, должна рассматриваться, как правило, в день ее доставки. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить из них документы наиболее срочного исполнения. 7.3.2. Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата Администрации области, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации. 7.3.3. Если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию, то об этом необходимо поставить в известность заявителя или учреждение, откуда, он поступил. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату". 7.3.4. Запрещается направлять в организации, предприятия, учреждения, не являющиеся структурными подразделениями Администрации области или органами Федеральной власти, подлинники документов, поступившие из директивных органов и подлежащие возврату в эти органы. 7.3.5. В случае, если исполнителями документов является несколько лиц, то ответственным считается работник, который указан первым в распорядительном документе или резолюции руководства. 7.3.6. Отметка об исполнении и направлении документа в дело помещается на нижнем поле первого листа этого документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату, подпись руководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена. 7.4. Порядок регистрации и отправки документов. 7.4.1. Корреспонденция, отправляемая из Администрации области, подлежит регистрации. Ответы на служебные документы регистрируются специалистами I и II категории приемных. 7.4.2. Исходящим номером ответного документа является индекс приемной руководящего работника Администрации области, номер дела по номенклатуре и входящий номер документа - запроса. 7.4.3. Исходящий номер инициативного документа состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. Исходящие документы регистрируются на карточках и на ПЭВМ. 7.4.4. Исходящая корреспонденция отправляется сектором приема и распределения корреспонденции (канцелярии) общего отдела в день ее получения, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. При получении документов для отправки работник канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе. 7.4.5. При отправке корреспонденции через почту составляется реестр по форме, утвержденной органами связи. Учет объема исходящей корреспонденции производится на основании реестров, разносной книги и показателей маркировальной машины. 7.4.6. Доставка корреспонденции в черте города Астрахани осуществляется курьером, который вручает документы местным адресатам под расписку в журнале или реестре, а в отсутствие курьера или при отдаленности места нахождения адресата, исходящие документы отправляются через почтовую связь. В исключительных случаях допускается вызов в Администрацию области работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции. 8. Порядок работы с обращениями граждан 8.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции. 8.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в канцелярии Администрации области и в расконвертированном виде передаются в приемную управления по работе с обращениями граждан. 8.1.2. Граждане, пришедшие в Администрацию области с пи сьмами, сдают их лично в приемную управления по работе с обращениями граждан. Работники приемной проверяют наличие приложений, уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес, ставят в известность граждан, что Администрация области за приложенные к обращениям документы ответственности не несет. Как правило, на копиях обращений граждан роспись должностного лица, принявшего письмо, не ставится, а указываются дата приема, номер телефона для уточнения прохождения письма. 8.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственно руководству или в структурные подразделения Администрации области без регистрации, должны быть переданы в управление по работе с обращениями граждан. 8.1.4. Поступившие в управление письма граждан регистрируются в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп Администрации, куда вписывается входящий номер и дата регистрации письма. 8.1.5. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме ЭВМ с последующей распечаткой регистрационно - контрольной карточки, содержащей фамилию и инициалы обратившихся, домашний адрес с указанием района, если письмо переслано, индекс сопроводительного письма, вид обращений (письмо, письмо с приема, личный прием), льготной категории граждан, краткую информацию о поставленных в письме вопросах. 8.1.6. На регистрационно - контрольной карточке письма, поставленного на контроль в вышестоящих органах законодательной и исполнительной власти, ставится штамп "контроль". 8.1.7. При поступлении повторных обращений в любом верхнем углу в регистрационно - контрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. 8.1.8. Служебные письма, т.е. документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в приемной управления по работе с обращениями граждан, в случае если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае, как и при регистрации обращений депутатов, в регистрационно - контрольной карточке указываются две фамилии - депутата (руководителя) и гражданина, по поводу которого обращаются. 8.1.9. Анонимным письмом считается письменное обращение гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, а списываются "в дело". Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам и структурам, в чью компетенцию входит решение вопроса, затронутого в письме. 8.2. Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан. 8.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение руководителю управления по работе с обращениями граждан, в случае необходимости докладываются руководству Администрации области. 8.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и, в необходимых случаях, сроки исполнения. 8.2.3. В случае доклада руководству Администрации области проект резолюции должен быть подготовлен либо руководителем управления и его заместителями, либо помощниками Главы Администрации и заместителей Главы Администрации области. 8.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. 8.2.5. Обращения граждан должны направляться в соответствующие учреждения и организации не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации в приемной управления по работе с обращениями граждан. 8.2.6. Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в ПЭВМ. 8.2.7. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя приемную управления по работе с обращениями граждан. 8.2.8. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучения рассматриваются в срок 15 дней. 8.2.9. При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной на сегодняшний день работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срок рассмотрения может должностное лицо, которое его установило. 8.2.10. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в сектор приема и распределения корреспонденции общего отдела Администрации области (канцелярию) для отправки исполнителям. 8.2.11. На письмах с резолюцией "информировать Администрацию области" ставится штамп "подлежит возврату". 8.2.12. Не возвращаются в приемную управления по работе с обращениями граждан письма с резолюциями: "информируйте заявителя", "для сведения", "направляется по принадлежности". 8.2.13. Ответы из организаций и структурных подразделений Администрации области по исполнению поручений поступают в приемную управления по работе с обращениями граждан, В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения. 8.2.14. Ответы на обращения в обязательном порядке с письмом, регистрационно - контрольной карточкой, материалами передаются должностному лицу, давшему поручение. 8.2.15. Исполненными считаются письма граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы. 8.2.16. Снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, руководитель управления по работе с обращениями граждан. 8.2.17. Списанные "в дело" письма заносятся в ПЭВМ с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, помещаются в папку "дело", на которой пишется номер письма, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия. 8.2.18. Обращения граждан хранятся в приемной управления в течение 5 лет, а затем подлежат уничтожению, на что составляется соответствующий акт работниками приемной управления, утверждаемый руководителем управления. 8.2.19. В случае, если ответ на обращение граждан носит обещательный характер с указанием конкретных сроков исполнения, данное обращение ставится на дополнительный контроль, о чем исполнителю направляется уведомление "о постановке на дополнительный контроль". 8.2.20. Организация, давшая обещательный ответ, обязана дать окончательный ответ согласно оговоренным срокам Администрации области и заявителю. 8.2.21. Контрольными функциями за исполнением обращений наделены приемные руководства Администрации области и управления по работе с обращениями граждан. 8.2.22. Контроль осуществляется с помощью выходных форм, заложенных в компьютерной программе. 8.2.23. Два раза в месяц исполнителям направляются напоминания о необходимости ускорить подготовку ответов на те обращения, сроки рассмотрения которых истекли. 8.3. Организация личного приема. 8.3.1. Прием граждан в Администрации области ведут: Глава Администрации области, заместители Главы Администрации области, руководитель и главные специалисты управления по работе с обращениями граждан, согласно утверждаемому Главой Администрации области графику приема. 8.3.2. Работники приемной осуществляют запись граждан на прием к руководителю посредством оформления регистрационно - контрольной карточки. 8.3.3. Регистрационно - контрольные карточки за день до приема передаются помощнику заместителя Главы Администрации области для предварительного ознакомления. 8.3.4. Контроль за прохождением личного приема возлагается на помощника руководителя, ведущего прием. 8.3.5. После приема карточка приема с резолюцией передается в управление по работе с обращениями граждан, все последующее прохождение устных обращений заносится в ПЭВМ и рассматривается в установленном порядке. 9. Организация контроля за исполнением служебных документов 9.1. Контроль за исполнением служебных документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного их выполнения. 9.2. Обязательному контролю подлежат: - нормативные акты Федеральных органов власти (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, Федеральные законы РФ, постановления Федерального Собрания) - нормативные акты Главы Администрации области (постановления и распоряжения Главы Администрации области) - письма и телеграммы центральных организаций и ведомств, в которых предусмотрено представление ответа - письма органов местного самоуправления, управлений отделов и других организаций, содержащие просьбы по разным вопросам. 9.3. Контроль за исполнением служебных документов осуществляют помощники Главы Администрации области и его заместителей и контрольная инспекция Главы Администрации области. 9.4. Сроки рассмотрения служебных документов Все служебные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюции руководства. В тех случаях, когда срок исполнения не определен, документ должен быть исполнен в течение одного месяца со дня поступления его в Администрацию области. Поручения, содержащие в тексте или в резолюции руководства указание "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание "оперативно". Сроки исполнения всех служебных документов исчисляются в календарных днях со дня поступления их в Администрацию области. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех поручений, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. 9.5. Организация контроля за исполнением нормативных актов федеральных органов власти (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные законы РФ и постановления Федерального Собрания). 9.5.1. Учет нормативных актов Федеральных органов власти (далее именуются - нормативные акты), непосредственный контроль за их исполнением (сбор информационных материалов, их анализ, доклад руководству) возлагаются на помощников Главы Администрации области и его заместителей, в секретариате Главы Администрации области - на старшего референта. 9.5.2. Контроль за исполнением нормативных актов возлагается на контрольную инспекцию Главы Администрации области. 9.5.3. Персональную ответственность за исполнение нормативных актов и поручений, содержащихся в них, несут заместители Главы Администрации области. 9.5.4. Содержание резолюции Главы Администрации области по исполнению нормативных актов заносится в учетно-регистрационную карточку, первый экземпляр которой помещается в контрольную картотеку, второй - направляется исполнителю (в приемную) и третий - в контрольную инспекцию Главы Администрации области. 9.5.5. Второй экземпляр учетно - регистрационной карточки вместе с нормативными актами передаются исполнителю под роспись на первом экземпляре. 9.5.6. Исполненные нормативные акты направляются в контрольную инспекцию Главы Администрации области под роспись на втором экземпляре учетно - регистрационной карточки для проверки сроков и качества исполнения. После чего нормативные акты передаются в сектор приема и распределения корреспонденции общего отдела Администрации области под роспись на третьем экземпляре учетно-регистрационной карточки. 9.5.7. Все нормативные акты вместе с первыми экземплярами учетно - регистрационных карточек хранятся в секторе приема и распределения корреспонденции и по истечении календарного года в переплетенном виде сдаются на хранение в архив Администрации области. 9.5.8. Срок исполнения нормативных актов, если он не указан в них, устанавливается в один месяц. Поручения Президента и Правительства Российской Федерации исполняются в указанные в них сроки. 9.5.9. При необходимости продления срока исполнения нормативных актов должностное лицо, которому поручено исполнение, до истечения срока представляет на имя Главы Администрации области или на имя одного из его заместителей, курирующих данный вопрос, докладную записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. 9.5.10. Если поручение Главы Администрации области по исполнению нормативных актов дано нескольким должностным лицам, то его исполнение координирует должностное лицо, указанное в поручении первым. 9.5.11. Информация о выполнении поручений, указанных в нормативных актах, отправляется в центральные органы не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. В случае несвоевременного представления ответа в указанный срок контрольная инспекция докладывает об этом Главе Администрации области, а в его отсутствие - исполняющему обязанности Главы Администрации области. 9.6. Организация контроля за исполнением распорядительных документов Главы Администрации области. Контроль за исполнением включает: постановку на контроль, своевременное доведение документа, до исполнителя, предварительную проверку ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование заместителя Главы Администрации области, снятие с контроля. 9.6.1. Распорядительные документы Главы Администрации области, не содержащие конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль по указанию Главы Администрации области, его заместителей и начальника, контрольной инспекции Главы Администрации области. 9.6.2. Подлежат контролю распорядительные документы Главы Администрации области, содержащие конкретные поручения и сроки исполнения (за исключением рекомендательных). Если срок исполнения не указан, поручение должно исполняться в течение месяца. В отдельных случаях сроки исполнения поручений могут быть продлены Главой Администрации области или его заместителями на основании представленной информации с указанием объективных причин изменения срока. 9.6.3. Контрольная инспекция Главы Администрации области осуществляет предупредительный контроль за сроками исполнения распорядительных документов Главы Администрации области путем сбора письменных и устных информации об исполнении, а в отдельных случаях - путем проверок тактического исполнения на местах. 9.6.4. Контрольная инспекция Главы Администрации области ежемесячно по состоянию на 5 число после отчетного периода представляет Главе Администрации области и его заместителям обобщенные данные о ходе и результатах исполнения изданных распорядительных документов Главы Администрации области. 9.6.5. Распорядительные документы Главы Администрации области после их тактического исполнения в установленные сроки объеме снимаются с контроля. Снятие с контроля распорядительных документов Главы Администрации области осуществляется по представлению заместителя Главы Администрации области, на которого возложен контроль за исполнением документа, соответствующих информации и справок проверок. На основании представленных материалов издается постановление (при снятии постановлений) или распоряжение (при снятии распоряжений) о снятии с контроля. Если по истечении срока исполнения документ остается неисполненным по объективным причинам, структурному подразделению, подготовившему его, необходимо в течение месяца внести проект постановления или распоряжения с его продлении или отмене. 10. Организационное, документационное обеспечение заседаний и совещаний в Администрации области 10.1. Организационное, документационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч (далее - мероприятий) с участием Главы Администрации области осуществляют: секретариат Главы Администрации области, управление делами, общий отдел, структурное подразделение Администрации области, ответственное за содержательную часть мероприятия. Мероприятия проводятся в соответствии с распоряжениями, поручениями Главы Администрации области, планами мероприятий. 10.1.1. Секретариат Главы Администрации области обеспечивает: взаимодействие структурных подразделений Администрации области в части организационного обеспечения подготовки и проведения мероприятия; координацию работы подразделений Администрации области, ответственных за содержательную часть мероприятий, по срокам подготовки документов, Формированию папки для Главы Администрации области, подготовки списка приглашенных, оповещение участников мероприятия. 10.1.2. Подразделения Администрации области, курирующий заместитель Главы Администрации области, ответственные за содержательную часть мероприятия, обеспечивают: качественную подготовку документов и материалов к мероприятию, списка приглашенных, порядка ведения мероприятия, а также необходимое их согласование; представление в секретариат Главы Администрации области не позднее чем за три дня до назначенной даты проведения мероприятий документов и списков участников мероприятия; своевременное приглашение участников мероприятия; подготовку при необходимости протокола (решения) проведенного мероприятия; контроль, за выполнением поручений, данных по результатам проведения мероприятия. 10.1.3. Общий отдел Администрации области осуществляет документационное и техническое обслуживание мероприятий в части: тиражирования документов по заявкам ответственного структурного подразделения, организации регистрации участников мероприятия; выполнения оперативных машинописных и копировально - множительных работ во время проведения мероприятия (совместно с комитетом по информатике); стенографирование и звукозапись мероприятий (по заявкам соответствующих структурных подразделений). 10.1.4. Управление делами осуществляет подготовку места проведения мероприятия, выполнение типографских работ, выделение по заявкам ответственного структурного подразделения канцелярских принадлежностей, организацию питания и размещения участников мероприятий в гостиницах, обеспечение их транспортом и билетами на обратный проезд. 10.1.5. Информирование средств массовой информации о мероприятиях с участием Главы Администрации области осуществляется пресс - секретарем Главы Администрации области. 10.2. Организационно - техническое обеспечение проведения заседаний кабинета при Главе Администрации области осуществляется общим отделом Администрации области и включает: составление повестки дня заседания, рассылку повестки дня заседания в приемные заместителей Главы Администрации области, в структурные подразделения Администрации области, внесшие вопросы на заседание кабинета, пресс - секретарю Главы Администрации области; формирование материалов по повестке дня для членов кабинета, приглашение членов кабинета, глав органов местного самоуправления городов и районов области; подготовку зала заседаний (совместно с управлением делами), ведение и оформление протокола заседаний кабинета. 10.2.1. Структурные подразделения Администрации области, внесшие вопросы на заседание кабинета при Главе Администрации области, представляют необходимые материалы (проект постановления Главы Администрации области, справку по вопросу, выносимому на обсуждение, список приглашенных) не позднее недельного срока до заседания кабинета, осуществляют приглашение заинтересованных лиц по обсуждаемому вопросу, доработку проекта постановления Главы Администрации области после заседания кабинета в течение 10 дней. 10.3. Организационно - техническое обеспечение совещаний, заседаний, проводимых заместителями Главы Администрации области, осуществляют работники соответствующих приемных. 11. Изготовление и использование бланков документов и печатей 11.1. В Администрации области устанавливаются следующие виды бланков: гербовые: "Глава Администрации Астраханской области" "Губернатор Астраханской области" "Первый заместитель Главы Администрации Астраханской области" "Администрация Астраханской области" (с реквизитами, без реквизитов) "Постановление Главы Администрации Астраханской области" "Распоряжение Главы Администрации Астраханской области" негербовые бланки структурных подразделений аппарата Администрации области. 11.2. Бланки документов, применяемые в Администрации области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 11.3. Гербовые бланки в Администрации области являются полиграфической продукцией, бланками строгой отчетности и подлежат учету в общем отделе Администрации области. 11.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.30-97 по заказам общего отдела Администрации области. 11.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4 (210х297 мм) или формата А5 (148х210) на основе продольного и углового расположения реквизитов (приложения 1-7). Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): 20 - левое 10 - правое 20 - верхнее 10 - нижнее 11.6. Гербовые бланки в Администрации области подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале) в общем отделе, секретариате Главы Администрации области, приемных заместителей Главы Администрации области. 11.7. Гербовые бланки хранят в сейфах. 11.8. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в журнале. 11.9. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на общий отдел Администрации области. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, определяются приказом первого заместителя Главы Администрации области. 11.10. Бланки структурного подразделения аппарата Администрации области изготавливаются в том случае, если руководитель подразделения имеет право подписи. Допускается изготовление бланков структурных подразделений аппарата с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. 11.11. Изготовление бланков структурных подразделений аппарата Администрации области осуществляется по согласованию с общим отделом Администрации области. 11.12. Руководители структурных подразделений аппарата Администрации области несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования. 11.13. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Администрации области используются гербовые и другие печати. Гербовая печать Администрации области ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение 11). Гербовой печатью Администрации области заверяются подписи Главы Администрации области и его заместителей, управляющего делами Администрации области. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 11.14. На копиях постановлений, распоряжений Главы Администрации области проставляется круглая (негербовая) печать протокольного сектора общего отдела Администрации области. На документах, справках по личному составу проставляется печать круглая (негербовая) отдела кадров управления государственной службы и кадровой политики при Главе Администрации области. Гербовая печать управления делами применяется при оформлении финансовых документов, на командировочных удостоверениях, платежных поручениях. При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать (негербовая) общего отдела Администрации области. 11.15. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности и подписи лица, подписавшего документ. 11.16. Изготовление гербовых и других печатей, штампов производится на основании заказа управления делами Администрации области после согласования образцов печатей с руководителем секретариата Главы Администрации области. 11.17. Изготовленные печати и штампы должны учитываться в специальном журнале в общем отделе Администрации области, выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. 11.18. Контроль за правильностью хранения и использования гербовых печатей Администрации области осуществляет руководитель секретариата Главы Администрации области, негербовых печатей и штампов - заведующий общим отделом Администрации области. 12. Техническое обеспечение работы с документами 12.1. Печатание документов. 12.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро общего отдела, секретариате Главы Администрации области, приемных заместителей Главы Администрации области, а также непосредственно в подразделениях Администрации области с использованием программно - технических средств, компьютерной и машинописной техники, при соблюдении требований настоящей инструкции, основных требований оформления служебных документов. 12.1.2. В машинописном бюро общего отдела печатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку не производится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений, распоряжений Главы Администрации области, документы к мероприятиям с участием Главы Администрации области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Главы Администрации области. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой заведующим общим отделом или его заместителем. Все документы, передаваемые для печатания, должны быть тщательно отредактированы и написаны чернилами. Исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, географических названий, наименований организаций, предприятий, цифр, дат и т.д. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются. 12.1.3. Заказ на печатание документа оформляется на листке "заказ в машинописное бюро", в котором заполняются все предусмотренные в нем сведения (приложение 12). 12.1.4. Документы должны печататься без помарок с соблюдением ГОСТа 6.30-97 на организационно - распорядительную документацию (ОРД). 12.1.5. печатается через полтора межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал документов на бланке Формата А5. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два межстрочных интервала. 12.1.6. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, а также заголовки печатаются через один межстрочный интервал При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" следует отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. 12.1.7. Название вида документа (акт, протокол, положение, устав и т.д.) печатается прописными буквами. 12.1.8. Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля. 12.1.9. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование организации, структурного подразделения, указание должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации должны печататься с новой строки от первого положения табулятора. Те же требования должны соблюдаться при печатании документа частному лицу. 12.1.10. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются в левом нижнем углу последнего листа документа. Ниже этого текста при необходимости указывается индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например: Кораблев Кораблев Иван Петрович 22-38-14 22-38-14 ал 5 07.06.98 или ал 5 07.06.98 Фамилия исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона обязательно указывается только в исходящих документах (письмах, справках, докладных записках заключениях). В сопроводительных письмах этот реквизит не указывается. 12.2. Копирование (тиражирование) документов. 12.2.1. Копировально - множительные работы осуществляются в секторе копировально - множительных работ общего отдела Администрации области. 12.2.2. На копирование сдаются только служебные документы с заказом на бланке установленной формы (приложение 12), заполненном заказчиком, и подписанные руководителем секретариата Главы Администрации области или заведующим общим отделом или его заместителем. Размножение гербовых бланков Администрации области не разрешается. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ производится только по заказам, подписанным руководителем секретариата Главы Администрации области. Копирование постановлений и распоряжений Главы Администрации области производится только по заказам, подписанным руководителем секретариата Главы Администрации области, заведующим общим отделом. 12.2.3. документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 12.2.4. В секторе копировально - множительных работ ведется учет выполненных работ на основании заказов. 12.3. Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи. 12.3.1. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер Администрации области, установлен в секретариате Главы Администрации области. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. 12.3.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по телефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц; - документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четким шрифтом, служебные письма оформлены в соответствии с требованиями настоящей инструкции; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "для служебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки; - поступившие Факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатах под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Факсограммы на имя Главы Администрации области передаются в сектор приема и распределения корреспонденции общего отдела Администрации области. 12.3.3. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляет руководитель секретариата Главы Администрации области. 13. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, последующее хранение и использование документов 13.1. Номенклатура дел секретариата Главы Администрации области, приемных заместителей и структурных подразделений аппарата Администрации области разрабатывается работниками приемных, канцелярии и архива общего отдела Администрации области. 13.2. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности приемных и структурных подразделений Администрации области. Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. После перечня дел оставляется несколько свободных номеров для внесения в нее дополнений. 13.3. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов. 13.4. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделений и порядкового номера дел по номенклатуре. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока. 13.5. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 13.6. На основании номенклатуры дел приемных и структурных подразделений аппарата Администрации области составляется сводная номенклатура, которая согласовывается общим отделом с архивным отделом Администрации области и утверждается руководителем секретариата Главы Администрации области не позднее 15 декабря текущего года. 13.7. Сводная номенклатура дел состоит из разделов односменных с названиями приемных и структурных подразделений аппарата Администрации области. Каждому разделу сводной номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего подразделения. 13.8. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение 13). При оформлении дел необходимо: раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения; проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре; группировать в деле документы одного года; проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.д.; включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ - ответ помещать после документа - запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома). 13.9. В каждый том (дело) рекомендуются подщипать не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же номером. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях 14 - 16. 13.10. К томам - сборникам с постановлениями и распоряжениями Главы Администрации составляются оглавления, в которых указываются номера решений, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов. 13.11. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается. 13.12. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год. 13.13. Дела хранятся в шкалах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой. 13.14. Работники аппарата Администрации области обязаны обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся в деятельности Администрации области документов. Выдача, дел из архива Администрации области запрещается. 13.15. В исключительных случаях дела выдаются ответственным работникам Администрации области для служебного пользования под расписку. Отдельные документы из дел не выдаются. В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Контроль за возвращением документа в дело возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство. 13.16. По истечении одного года хранения дел в текущем делопроизводстве (кроме переходящих дел) документы вместе с регистрационными карточками к ним сдаются в архив Администрации области. Приложение 1 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 414008, г. Астрахань, ул. Советская, 15. Тел. 22-85-19, факс 22-95-14 ____________ № ________________ На № __________ от ____________ Приложение 2 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 414008, г. Астрахань, ул. Советская, 15. Тел. 22-85-19, факс 22-95-14 ______________ № _______________ На № ____________ от ___________ Приложение 3 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________ № _____________ Приложение 4 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________ № _____________ Приложение 5 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ 414008, г. Астрахань, ул. Советская, 15. Тел. 22-81.15, факс 22-95-14 _____________ № _____________ На № ____________ от _________ Приложение 6 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 414008, г. Астрахань, ул. Советская, 15 Тел. 22-85-19, факс 22-95-14 Приложение 7 ------------¬ ¦Герб России¦ L------------ АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Приложение 8 КАРТОЧКА К ПРОЕКТУ РАСПОРЯЖЕНИЯ (ПОСТАНОВЛЕНИЯ) ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 1. Проект внесен:____________________________________________ _________________________________________________________________ 2. Основание подготовки документа:___________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Проект визируют: _________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Проект согласован: _______________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Первый заместитель Главы Администрации Заместитель Главы Администрации Начальник государственно - правового управления Редактор общего отдела Руководитель секретариата Главы Администрации области Распоряжение (постановление) разослать: ____________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Исполнитель: ____________________ Помощник заместителя Главы Администрации области "______"___________ 199___г. _______________________ "______"____________199___г. _______________________ Приложение 9 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЕКТОРОМ ПРИЕМА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА (КАНЦЕЛЯРИЕЙ) АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 1. Письма, присланные в копии для сведения. 2. Сводки и информации, присланные для сведения. 3. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. 4. Графики, наряды, заявки, разнарядки на выполнение различных работ. 5. Учебные планы, программы. 6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференции и т.д. 7. Печатные издания (газеты, книги, журналы, бюллетени). 8. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты. 9. Нормы расхода материалов. 10. Бухгалтерские документы. 11. Научные отчеты. 12. Формы статистической отчетности. 13. Дайджест прессы, рекламные материалы. Приложение. Документы, перечисленные в пп. 4, 9, 10, 11, 12, подлежат специальному учету в соответствующих приемных и других подразделениях. Приложение 10 КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА ПРИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКЕ СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ лицевая сторона ----------------------------------------------------------------¬ ¦ КАРТОЧКА УЧЕТА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА ¦ ¦ ¦ ¦ Номер УК: Дата поступ. ¦ ¦ № Докум.: Дата докум. ¦ ¦ Кол-во листов: ¦ ¦ Адресат: ¦ ¦ Корреспондент: ¦ ¦ ¦ ¦ Краткое содержание: ______________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ __________________________________________________________ ¦ ¦ Отп. на исп. Исполнитель ¦ ¦ Исполнитель: ¦ ¦ Резолюция: ¦ L---------------------------------------------------------------- оборотная сторона ----------------------------------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦ Отметка об исполнении документа: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дата заверш.: Номер дела: ¦ ¦ Номер папки: ¦ ¦ ¦ L---------------------------------------------------------------- Приложение 11 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ Договоры, соглашения и иные совместные документы, издаваемые от имени других и более органов (организаций) в т.ч. федерального уровня. Постановления, решения распоряжения Главы Администрации области, прежде всего, отправляемые в федеральные органы власти. Положения о департаментах, комитетах. Уставы предприятий, (объединений) государственных, а также смешанных форм собственности. Протоколы согласования погашения задолженности, планов поставок и т.д. Письма гарантийные по авансово - экономическим вопросам. Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, экспертизы и т.п.). Договоры (о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, производстве работ и т.п.). Задания (в т.ч. титульные списки на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное и жилищное строительство и т.д. Доверенности (на получение материально - технических ценностей, видео дел в арбитраже, судах и т.д.). Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций. Штатные расписания и изменения к ним. Служебные удостоверения руководителям департаментов, комитетов и др. структурных подразделений Администрации области, а так же должностным лицам аппарата Администрации области. Документы о допуске должностных лиц к сведениям, составляющим государственную тайну. Приложение 12 ЗАКАЗ НА ПЕЧАТАНИЕ ДОКУМЕНТОВ Наименование подразделения___________________________________ Исполнитель (тел.)___________________________________________ Наименование документа_______________________________________ стр. _______________ экз.________________ дата ______________ время______________ Подпись___________________ Дата_____________________ Время ________________ Подпись исполнителя__________________________________________ ЗАКАЗ НА КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ ---------------------T------------T------------T----------------¬ ¦ Наименование ¦ Кол-во ¦ Кол-во ¦ Отметка ¦ ¦ документа ¦ стр. ¦ экз. ¦ отсрочн. ¦ L--------------------+------------+------------+----------------- _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Заказчик________________________ подпись заказчика _________ (наимен. структ. подразд.) Дата заказа __________________________ Дата изготовления ____________________ Исполнитель __________________________ Роспись в получении __________________ Разрешаю _______________ Заключения и отзывы Администрации области на диссертации, направляемые в высшую аттестационную комиссию. Представления и ходатайства о награждении государственными наградами Российской Федерации. Отчеты и протоколы о вручении государственных наград, направляемые в вышестоящие органы. Почетные грамоты и иные документы, выдаваемые службой наград (по указанию Главы Администрации области и его заместителей). Задания на проектирование и строительство технических сооружений. Заявления на аккредитив, об отказе от акцепта. Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Письма гарантийные по финансово - хозяйственным вопросам. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.п.). Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки и т.п. Сметы расходов (на содержание аппарата Администрации, жилищное строительство и капитальный ремонт и т.д.). Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использования бюджетных ассигнований, на зарплату и т.д.). Приложение 13 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ -----------T---------------------------T-------T----------------¬ ¦ Дата на ¦ ¦Индекс ¦ Гриф ¦ ¦19__ год ¦ ¦ ¦ утверждения ¦ +----------+---------------------------+-------+----------------+ ¦ Индекс ¦ Наименование структурных ¦Кол-во ¦Сроки Примеча-¦ ¦ ¦ подразделений (или направ-¦ ¦хранения ние ¦ ¦ ¦ ление деятельности) и дел ¦ ¦и статьи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по перечню ¦ +----------+---------------------------+-------+--------T-------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ L----------+---------------------------+-------+--------+-------- ----------------------------------------------------------------¬ ¦ Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------------------+ ¦По срокам хранения Всего В том числе переходящ.¦ +---------------------------------------------------------------+ ¦ Постоянно ¦ ¦ Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ Временного (до 10 лет ¦ ¦ включительно) ¦ ¦ ИТОГО: ¦ L---------------------------------------------------------------- Подпись Гриф согласования с архивом общего отдела Приложение 14 Образец обложки дела Администрация Астраханской области (наименование организации) Фонд № _________ Дело № _________ (приемная Главы Администрации Индекс _________ области Гужвина А.П.) _____________________________ (название структурного подразделения) _____________________________ _____________________________ _____________________________ (заголовок дела) Том год ________________________ (на скольких листах) ________________________ (срок хранения) Приложение 15 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ № _____ -----------------------T--------------------------------T--------¬ ¦Дата и номер доку- ¦ Наименование корреспондента,¦ Номера¦ ¦мента зарегистриро- ¦ дата, номер и краткое ¦ листов¦ ¦ванного канцелярией ¦ содержание документа ¦ ¦ +----------------------+--------------------------------+--------+ ¦ Например: ¦ ¦ ¦ ¦02.08.95 N3-6165 ¦ Министерство труда № 7- ГМ ¦ ¦ ¦ ¦ от 24.07.95 г. О концепции ¦ ¦ ¦ ¦ и прогнозе демографического ¦ ¦ ¦ ¦ развития Рос. Фед. до 2015 года¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20.12.95 N5-1-9260 ¦Правительство РФ ¦ ¦ ¦ ¦Об оказании помощи лицам с ¦ ¦ ¦ ¦нарушением органов слуха ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и т.д. ¦ ¦ L----------------------+--------------------------------+--------- Должность _____________ _________________ (подпись) (Ф.И.О.) _________ (дата) Приложение 16 Лист-заверитель дела N___________ В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ (цифрами и прописью) _______________________________ листов в т.ч.: литературные листы _________ Архивариус Администрации области ______________ (подпись) "____"___________199_г. ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru