| |
Постановление администрации города Астрахани от 11.08.2000 № 2635
"Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в администрации города Астрахани"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Постановления мэра города Астрахани от 20.01.2006 № 71-м.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АСТРАХАНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 августа 2000 г. № 2635
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА АСТРАХАНИ
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с обращениями граждан в администрации города Астрахани.
2. Считать утратившими силу:
- Распоряжение администрации города от 23.09.94 № 1279-р "Об утверждении Порядка организации работы с обращениями граждан в администрации города Астрахани";
- Распоряжение администрации города от 06.02.95 № 138-р "О внесении дополнений к "Порядку организации работы с обращениями граждан в администрации г. Астрахани", утвержденному Распоряжением администрации города от 23.09.94 № 1279";
- Распоряжение главы администрации города Астрахани от 10.05.95 № 287-р "Об усилении исполнительской дисциплины за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан".
3. Общему отделу администрации города сделать соответствующую запись в оригиналах распоряжений указанных в п. 2 настоящего Постановления.
4. Главам администрации районов Золотову Ю.В., Карасеву Г.Г., Умерову Р.Д., Курбатову В.Г. привести документы по работе с обращениями граждан в соответствие с утвержденным Порядком.
Первый заместитель
мэра города
О.И.ПАНФИЛОВ
Утвержден
Постановлением администрации
города Астрахани
от 11 августа 2000 г. № 2635
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА АСТРАХАНИ
1. Общие положения
1.1 Настоящий Порядок регулирует работу по регистрации, рассмотрению, контролю за прохождением и сроками исполнения обращений граждан в администрации города в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Уставом города Астрахани.
Организация этой работы в администрации города возложена на отдел по обращениям граждан контрольного управления.
Обращения граждан могут поступать в администрацию города в виде писем, телеграмм, а также в устной форме на личном приеме, на сходах, встречах с трудовыми коллективами, по телефонам "Горячая линия", прямая линия "Алло, мэрия слушает" и др. В них авторы могут высказывать предложения, заявления, жалобы.
Предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности органов местного самоуправления.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.
Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями (или бездействием) органа или должностного лица.
2. Регистрация поступающей корреспонденции
2.1. Все поступающие в администрацию города письменные обращения граждан регистрируются в отделе по обращениям граждан контрольного управления в течение 3-х дней.
2.2. Тексты обращений по жилищным вопросам, написанные неразборчивым почерком, перепечатываются в отделе на компьютере.
2.3. Регистрационный индекс (входящий номер) состоит из: номенклатурного номера, тематического кода, порядкового номера письма и даты (05 - 2.14-40 от 13.08.2000). Место проставления регистрационного индекса определено ГОСТом 6.39-72 - на первой странице в правом нижнем углу.
2.4. Письмам граждан при их повторном обращении присваивается исходящий номер первичного письма с добавлением буквы "П". Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный действующим законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию города, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставленного через дробь (05-2.14-40/1; 05-2.14-40/2) и т.д., и повторными не считаются.
2.5. Все зарегистрированные обращения вводятся в компьютерную базу данных сотрудниками отдела. В программную регистрационно-контрольную карточку вносятся: фамилия и инициалы заявителя, адрес, район, социальное положение, краткое содержание просьбы.
3. Работа с отдельными видами обращений
3.1. Письма, переданные руководству администрации города на выездных встречах с трудовыми коллективами или сходах граждан микрорайонов, передаются районными администрациями на регистрацию в отдел по обращениям граждан на следующий день после проведения встречи или схода.
3.2. Устные обращения к руководству администрации города на выездных встречах с трудовыми коллективами или сходах граждан микрорайонов фиксируются в протоколах (приложение 1), которые оформляются сотрудниками администрации районов по месту проведения встречи или схода. Их регистрация, рассмотрение и контроль за исполнением осуществляются администрациями районов. При этом на обращения граждан, решение которых входит в компетенцию администрации города, администрациями районов готовятся административно-контрольные карточки (приложение 2) и в срок до 3-х дней передаются на подпись руководителю, проводившему встречу или сход, а затем в отдел по обращениям граждан для их регистрации.
3.3. Обращения, поступившие в отдел по телефону "Горячая линия", регистрируются в журнале, по ним специалистом даются разъяснения или принимаются оперативные меры. О принятых мерах заявитель информируется устно по телефону.
На обращения, требующие тщательного изучения, в отделе вводятся регистрационно-контрольные карточки (приложение 3), которые передаются на подпись руководителю, курирующему данный вопрос. После подписи указанные карточки с поручением исполнителю передаются в отдел для их регистрации.
3.4. На обращения граждан к руководителям администрации города по прямой телефонной линии "Алло, мэрия слушает" заводятся регистрационно-контрольные карточки (приложение 4) в приемных руководителей, проводивших прямую линию, которые затем передаются в отдел по обращениям граждан в срок до 2-х дней для регистрации.
3.5. Обращения граждан, поступившие в администрацию города от депутатов всех уровней власти, из государственных органов, средств массовой информации, общественных организаций и др., регистрируются в отделе и рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком. При этом в графе "автор сопроводительного письма" регистрационно-контрольной карточки указывается организация, направившая обращение.
3.6. Письма бессмысленные и некорректные по содержанию, если они не содержат личных просьб, списываются в "дело" начальником отдела с обоснованием принятого решения. Обоснованность принятого решения периодически рассматривается комиссионно сотрудниками контрольного управления.
3.7. Обращения, в которых не указана фамилия и которые не содержат данные о месте жительства заявителя либо о месте его работы, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
4. Прохождение и сроки рассмотрения обращений
4.1. Обращения граждан в день их регистрации передаются на рассмотрение руководству администрации города Астрахани до 16.00 часов и на следующий день до 11.00 возвращаются в отдел с поручением руководителя.
4.2. Указания об исполнении обращений граждан, как правило, ведутся в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание, содержащее конкретное поручение, в необходимых случаях сроки исполнения, подпись руководителя, дата.
4.3. В случае если в резолюции дается поручение "дать ответ заявителю", то ответ автору дается за подписью исполнителя, а если в резолюции указывается "подготовить ответ", то готовится проект ответа за подписью руководителя, давшего поручение.
4.4. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за выполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Для ускорения рассмотрения обращений граждан в приемных руководителей производится их тиражирование для всех соисполнителей.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обращения. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку ответов.
4.5. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня их поступления. На обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, ответ дается безотлагательно, но не позднее двух недель.
В случаях необходимости проведения специальной проверки, востребования дополнительных материалов и принятия других мер срок обращения может быть продлен, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом автору обращения.
Днем поступления обращения считается дата, указанная на регистрационном штампе отдела по обращениям граждан контрольного управления.
Прохождение обращения с резолюцией руководителя полностью фиксируется в регистрационно-контрольной карточке базы данных с указанием даты каждой записи до окончательного его рассмотрения.
Обращения считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы. Ответы заявителям, как правило, направляются почтой.
5. Контроль за исполнением обращений граждан
5.1. Все виды обращений граждан, за исключением тех, которые направляются на самостоятельное решение в главное управление архитектуры и градостроительства (узаконение домов, хозяйственных построек, выделение земельных участков и др.) и комитет по развитию потребительского рынка (разрешение на торговлю) администрации города, ставятся на контроль в отделе по обращениям граждан контрольного управления.
5.2. В приемных мэра города и его заместителей контроль за исполнением обращений граждан возложен на их советников (помощников).
5.3. Контроль за исполнением обращений в структурных подразделениях администрации города возложен на специалистов, ответственных за эту работу в соответствии с их должностными обязанностями.
5.4. Контроль за сроками исполнения обращений в отделе по обращениям граждан осуществляется с помощью выходных форм, предусмотренных компьютерной программой.
5.5. За 7 дней до истечения срока выполнения обращения отдел по обращениям граждан направляет исполнителям (ответственным исполнителям) справки предупредительного контроля.
5.6. Ответы на обращения граждан должны быть даны заявителям и должностному лицу, давшему поручение в установленный срок.
5.7. В случае невозможности выполнения поручения по обращению гражданина в срок исполнитель должен получить письменное согласие на его продление у должностного лица, давшего поручение.
5.8. Обращения граждан, по которым даются обещания с указанием сроков выполнения тех или иных работ, отделом по обращениям граждан ставятся на дополнительный контроль (обещающие ответы). Исполнителю в этом случае направляется карточка контроля с указанием срока выполнения обещания. О результатах выполнения обещания исполнитель информирует отдел по обращению граждан.
5.9. О переносе сроков исполнения обещаний исполнитель информирует заявителя и отдел по обращению граждан.
5.10. Ежемесячно отделом по обращениям граждан исполнителям направляется перечень обещаний по форме, предусмотренной компьютерной программой. О ходе выполнения обещаний исполнителями делаются соответствующие отметки в указанной форме, которые затем возвращается в отдел по обращениям граждан для внесения изменения в базу данных.
5.11. Сотрудниками отдела проводятся выборочные проверки (с выездом на место) выполнения обращений граждан, в случае необходимости организуются комиссионные проверки с привлечением специалистов.
5.12. Отделом по обращениям граждан контрольного управления к 20 числу каждого месяца мэру города представляется информация о состоянии выполнения обращений граждан и на основании коэффициента исполнительской дисциплины вносятся предложения о снижении размера премии.
6. Организация личного приема
6.1. Запись на прием к руководству администрации города проводится в отделе по обращениям граждан контрольного управления ежедневно (кроме воскресенья) с 8.30 до 17.30, в субботу с 9.00 до 13.00. Гражданину, записавшемуся на прием к руководству администрации города, выдается на руки талон с указанием даты и времени приема.
6.2. Прием граждан руководителями органов местного самоуправления осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным мэром города.
6.3. При записи на прием граждане предъявляют документ, удостоверяющий их личность, и кратко излагают содержание обращения.
6.4. На каждого записавшегося на прием сотрудниками отдела заводится регистрационно-контрольная карточка, формируются списки и подбираются соответствующие документы, относящиеся к этому вопросу, которые за день до приема передаются в приемные руководителей для предварительного ознакомления.
6.5. Посетитель, пришедший на прием к руководителю, в устной форме сообщает свое предложение, заявление или жалобу, в случае необходимости предъявляет документы, касающиеся существа вопросов.
После беседы и ознакомления с документами посетителя руководитель, ведущий прием, делает отметку в регистрационно-контрольной карточке о разъяснении заявителю по существу вопроса или дает поручение исполнителю. Карточки приема и списки с документами возвращаются сотрудниками приемных в отдел по обращениям граждан на следующий день после приема.
Регистрация, прохождение и контроль за исполнением устных обращений производятся в соответствии с настоящим Порядком.
6.6. О мерах, принятых по заявлениям, предложениям и жалобам, высказанным на личном приеме, заявитель может быть уведомлен в устной форме во время приема руководителем, проводившим прием, или в письменной форме.
7. Неразглашение сведений в связи с рассмотрением
обращений граждан
7.1. Сведения, ставшие известными должностным лицам при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред последним.
7.2. Запрещается использование и разглашение информации о личной жизни граждан без их письменного согласия.
8. Архив отдела по обращениям граждан
контрольного управления
8.1. На каждое рассмотренное в администрации города обращение граждан формируется "дело", в которое подшиваются все документы по его изучению (поручения, ответы, справки и др.). Для оперативности поиска дел в архиве на обложке "дела" пишется:
регистрационный номер обращения;
фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес;
дата формирования "дела".
8.2. Комплектование архива ведется в хронологическом порядке.
8.3. "Дела" граждан по жилищным вопросам после отправки ответов заявителям передаются в жилищное управление.
8.4. "Дела" по обращениям граждан хранятся в архиве отдела в течение 5 лет, согласно номенклатуре дел и по истечении указанного срока передаются в архив администрации города на уничтожение.
9. Анализ результатов работы по рассмотрению
обращений граждан
9.1. Аналитическая работа в отделе осуществляется на основе информации, поступающей ежедневно в базу данных по формам, предусмотренным компьютерной программой.
9.2. Кроме основных отчетных данных, предусмотренных программой, по поручению руководства администрации города могут готовиться и другие необходимые сведения.
9.3 Отчетные данные представляются ежеквартально в управление экономической политики в соответствии с планом действий администрации города и другие организации по поручению мэра города.
Приложение 1
к Порядку работы с обращениями
граждан в администрацию
города Астрахани
Утверждаю
___________________________
(зам. мэра, ответственный
за проведение встречи (схода)
___________________________
(подпись)
___________________________
(дата)
ПРОТОКОЛ
Встречи_______________________________________________________
должность, Ф.И.О. лица, проводившего встречу (сход)
Дата и время:_________________________________________________
Место проведения:_____________________________________________
Ответственный за проведение встречи (схода):__________________
Присутствовали:_______________________________________________
__________________________________________________________________
руководители организаций, учреждений, предприятий,
__________________________________________________________________
сотрудники подразделении администрации города и др.
__________________________________________________________________
Выступили:
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ (ИЛИ ПОРУЧЕНИЯ) ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
--------------T-------------------T-------------------T--------------T-----------¬
¦ Ф.И.О., ¦Краткое содержание ¦ Ответ или ¦ Исполнитель ¦ Срок ¦
¦ адрес ¦ вопроса ¦ поручение ¦ ¦исполнения ¦
¦ ¦ (обращения) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------------+-------------------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------------+-------------------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-------------------+-------------------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------+-------------------+-------------------+--------------+------------
Протокол вел________________ _____________________________
(подпись) (Ф.И.О., должность, телефоны)
Приложение 2
к Порядку работы
с обращениями граждан
в администрации города
Астрахани
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Встречи (схода)___________________________________________________
(Ф.И.О., должность руководителя, проводившего встречу
(сход)
---------------------------------------T---T-------------------------------------¬
¦Ф.И.О. заявителя ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Адрес (телефон, р-н) ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Место проведения встречи (схода) ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Краткое содержание обращения ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Ответственный исполнитель ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Резолюция ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Автор резолюции ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Регистрационный номер и дата ¦ ¦ ¦
¦--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦ ¦ ¦
L--------------------------------------+---+--------------------------------------
Приложение 3
к Порядку работы
с обращениями граждан
в администрации города Астрахани
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА "ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ"
---------------------------------------T---T-------------------------------------¬
¦Ф.И.О. заявителя ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Адрес (телефон, район) ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Краткое содержание обращения ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Ответственный исполнитель ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Резолюция ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Автор резолюции ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Регистрационный номер и дата ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------+---+-------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦ ¦ ¦
L--------------------------------------+---+--------------------------------------
Приложение 4
к Порядку работы с обращениями
граждан в администрации
города Астрахани
КАРТОЧКА N___
регистрации звонков граждан
прямой телефонной линии "Алло, мэрия слушает"
Дата_____
отвечает на звонки____________________________________________
должность, Ф.И.О.
Ф.И.О., телефон_______________________________________________
заявителя_____________________________________________________
1. муж.
2. жен.
Возраст ____________________лет
Род занятий:
пенсионерка
домохозяйка
студент
работающий (_________________________)
безработный
______________________________________________________________
Вопрос (краткое_______________________________________________
содержание _______________________________________________
обращения) _______________________________________________
Исполнитель _______________________________________________
Резолюция _______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|