|  |
Постановление Губернатора Астраханской области от 21.01.2004 № 21
"Об утверждении регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области"
Официальная публикация в СМИ:
"Астраханские известия", № 6, 05.02.2004
Вступает в силу со дня официального опубликования (пункт 4 данного документа).
ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 января 2004 г. № 21
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА
ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ
МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА
АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
Постановляю:
1. Утвердить регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (прилагается).
2. Признать утратившим силу Постановление Главы Администрации Астраханской области от 11.09.2002 № 447 "Об утверждении регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Главы Администрации области".
3. Департаменту по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций Астраханской области (Блиер М.Б.) опубликовать данное Постановление в средствах массовой информации.
4. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Губернатор Астраханской области
А.П.ГУЖВИН
Утвержден
Постановлением
Губернатора Астраханской области
от 21 января 2004 г. № 21
РЕГЛАМЕНТ
ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ
ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ
ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (далее - регламент) устанавливает совокупность требований и правил, определяющих порядок деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Астраханской области (далее - аппарат Губернатора), органов исполнительной власти Астраханской области, других организаций и учреждений (далее - организатор) по обеспечению протокольных мероприятий в соответствии с общепринятыми правилами государственного, дипломатического и делового протокола, с учетом традиций и условностей, соблюдаемых в Астраханской области.
Проведение протокольных мероприятий предусматривает также вопросы этикета и церемониала в организации встреч, приемов и визитов с участием Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор).
К протокольным мероприятиям относятся:
- официальные визиты зарубежных и российских делегаций в Астраханскую область;
- официальные визиты делегаций области за рубеж и в субъекты Российской Федерации;
- проведение переговоров, встреч, бесед Губернатора с зарубежными и российскими делегациями;
- проведение встреч, бесед Губернатора с руководителями органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций области, а также с депутатами, представителями политических партий и общественных объединений;
- заседания и совещания при Губернаторе;
- проведение встреч (проводов) делегаций высшего и высокого уровня;
- проведение Губернаторского приема;
- мероприятия, проводимые в связи с государственными и профессиональными праздниками;
- награждения (поздравления) предприятий, организаций и отдельных лиц;
- возложение венков к мемориалам воинской доблести и славы.
Предварительная информация о проведении протокольных мероприятий до 20 числа предшествующего месяца направляется в отдел протокола Губернатора Астраханской области (далее - отдел протокола Губернатора) для включения в месячный план работы Губернатора.
Заявки на проведение мероприятий вместе с необходимой информацией за неделю до их проведения представляются заинтересованными органами и организациями в отдел протокола Губернатора, который готовит соответствующие предложения Губернатору. Если материалы к мероприятию не будут представлены ответственными за его проведение до 14.00 часов предшествующего дня, рассматривается вопрос об отмене этого мероприятия.
Для проведения мероприятия с участием Губернатора в отдел протокола Губернатора представляются следующие материалы:
- порядок (сценарный план) и регламент проведения мероприятия;
- информационные материалы о проводимом мероприятии или справочные материалы к совещанию;
- список участников мероприятия;
- список выступающих (с указанием полного наименования должностей, фамилий, имен и отчеств выступающих);
- материалы к выступлению Губернатора;
- проект итогового документа совещания.
Каждый документ визируется организатором и должен иметь в нижнем правом углу фамилию и телефон исполнителя. Документы представляются в напечатанном виде (шрифт Times New Roman, размер 16), материалы к выступлению Губернатора (шрифт Arial, размер 18, п/ж, 1.5 интервал) в подписанной папке "Материалы к мероприятию (или совещанию)".
При принятии решения о проведении мероприятия отдел протокола Губернатора осуществляет необходимую подготовку в соответствии с настоящим регламентом и координирует деятельность всех заинтересованных лиц, органов и организаций.
Участие средств массовой информации в протокольных мероприятиях согласовывается с руководителем аппарата Губернатора.
Материально-техническое обеспечение протокольных мероприятий осуществляет управление делами Губернатора области.
2. Организация и проведение
встреч, бесед и переговоров
Губернатора Астраханской области
с зарубежными и российскими делегациями
Организация и проведение встреч и бесед Губернатора с зарубежными и российскими делегациями, а также переговоров в узком и расширенном составе осуществляются в соответствии с утверждаемыми Губернатором церемониалами.
Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, договоренности о сотрудничестве и последующих действиях. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.
Все визиты официальных делегаций и делегаций деловых кругов, прибывающих в область, классифицируются как:
- визиты высшего уровня (официальные делегации возглавляются первыми лицами государств - субъектов международного права);
- визиты высокого уровня (делегации возглавляются руководителями органов государственной власти Российской Федерации, высшими должностными лицами административно-территориальных образований зарубежных стран, Чрезвычайными и Полномочными Послами иностранных государств в Российской Федерации, главами представительств международных интеграционных группировок и организаций в России, высшими должностными лицами транснациональных корпораций, крупнейших международных компаний и фондов);
- рабочие визиты официальных делегаций и делегаций деловых кругов.
Встреча зарубежных делегаций, прибывающих в область по приглашению Губернатора, осуществляется по программе, разработанной департаментом международной и внешнеэкономической деятельности Астраханской области (далее - Департамент) и утвержденной Губернатором.
Предварительная программа визита готовится Департаментом не менее чем за неделю до начала визита, согласовывается с заинтересованными организациями, структурными подразделениями аппарата Губернатора и органами исполнительной власти области и представляется в отдел протокола Губернатора для утверждения Губернатором.
В соответствии с утвержденной программой визита Департамент по согласованию с заинтересованными организациями, структурными подразделениями аппарата Губернатора и органами исполнительной власти области разрабатывает план мероприятий по подготовке и проведению визита. После утверждения Губернатором план мероприятий рассылается Департаментом всем задействованным в обеспечении визита не менее чем за 3 дня до начала мероприятий.
Визиты российских делегаций планируются организаторами по такой же схеме.
Встречи с руководителями делегаций проводятся в комнате переговоров Губернатора. Процедура встреч регламентируется церемониалом, утверждаемым Губернатором.
На столе переговоров в рамках официальных международных встреч устанавливаются флаги страны гостя, Российской Федерации и Астраханской области. Собеседники располагаются со стороны флага своего государства.
Для проведения приема руководителей делегации в отдел протокола Губернатора организаторы представляют следующие документы:
- состав делегации;
- состав руководителей делегации, прибывающей на встречу с Губернатором области (как правило, не более 3 человек), включая переводчика;
- биографические данные о руководителях и отдельных членах делегации, представляющие интерес в переговорах;
- постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;
- информация о предшествующих визитах, достигнутых ранее договоренностях и их реализации;
- информационный обзор об экономической и геополитической ситуации в регионе, откуда прибыла делегация;
- проекты документов, если достигнута предварительная договоренность о необходимости подписания совместных договоров, соглашений, заявлений;
- состав участников со стороны Астраханской области.
Кроме перечисленных выше документов, на встречу в расширенном составе готовятся материалы для выступления Губернатора.
К назначенному времени ответственный за прием делегации у Губернатора (определяется организатором) прибывает вместе с гостями к кабинету Губернатора, где их встречает начальник отдела протокола Губернатора, провожает в комнату переговоров и определяет порядок размещения гостей и участников переговоров.
Представители средств массовой информации, как правило, проводят протокольную съемку мероприятия не более 5 минут и покидают комнату переговоров.
Участникам приема предлагаются кофе или чай и прохладительные напитки.
После окончания приема возможен обмен сувенирами, однако этот вопрос должен быть заранее оговорен организаторами с протокольными службами гостей и Губернатора. При обмене подарками и сувенирами должен быть соблюден принцип паритетности в их количестве и цене. Все сувениры должны иметь региональную специфику в соответствии с Положением о памятном и ценном подарках Губернатора Астраханской области, утверждаемым постановлением Губернатора.
По итогам приема организатор и переводчик (если он принимал участие во встрече) составляют отчет, который представляется в течение 3 дней в секретариат Губернатора области.
Встречи и беседы делегаций в расширенном составе проводятся, как правило, в малом зале Администрации области в соответствии с представленным выше порядком. Кроме этого, организатор мероприятия определяет совместно с отделом протокола Губернатора порядок размещения участников встречи, изготавливает и устанавливает на столе именные карточки в соответствии с утвержденной схемой размещения участников. На столах устанавливаются прохладительные напитки. Чай и кофе не подаются.
Если планируется подписание совместных итоговых документов, организатор приема осуществляет совместно с отделом протокола Губернатора комплекс мероприятий по подписанию документов в соответствии с утверждаемым Губернатором церемониалом.
По итогам встречи в расширенном составе ее организаторы и переводчик (если он принимал участие во встрече) составляют отчет, представляемый в течение 3 дней в секретариат Губернатора области.
3. Организация и проведение встреч и бесед
Губернатора Астраханской области
Организационное и протокольное обеспечение официальных встреч и бесед Губернатора с руководителями органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций области, а также с депутатами, представителями политических партий и общественных объединений возлагается на отдел протокола Губернатора.
Заявки на включение в план работы Губернатора встреч и бесед с Губернатором заблаговременно направляются в отдел протокола Губернатора в соответствии с настоящим регламентом.
Встречи и беседы проводятся в рабочем кабинете или в кабинете переговоров Губернатора. Поручения и указания Губернатора фиксируются его помощником, оформляются в письменном виде и контролируются теми лицами, на которых эту обязанность возложит Губернатор.
4. Организация и проведение приемов Губернатора
Астраханской области
Заявка на включение в план работы Губернатора Губернаторского приема заблаговременно направляется организатором в отдел протокола Губернатора.
Решение о проведении Губернаторского приема принимает Губернатор.
Губернаторские приемы проводятся Губернатором в честь глав или членов правительств, деятелей науки, культуры, искусства или прибывшей в область делегации, ознаменования событий и памятных дат, профессиональных праздников, по другим основаниям.
Материалы к церемонии проведения Губернаторского приема (порядок ведения, сценарный план, приветственное слово Губернатора и др.) организатор представляет в отдел протокола Губернатора в порядке, указанном в настоящем регламенте.
Губернаторский прием проводится организатором совместно с отделом протокола Губернатора в соответствии с утверждаемым Губернатором церемониалом.
5. Организация и проведение визитов Губернатора
Астраханской области
Официальные визиты Губернатора планируются Департаментом. Решение об осуществлении визита принимает Губернатор.
После принятия решения Департамент согласовывает с принимающей стороной сроки и основные элементы программы визита.
Прорабатываются вопросы времени и места прибытия делегации, сценарий церемонии официальной встречи (проводов) и предполагаемый состав участников. Определяются места проживания официальной делегации, время и места проведения переговоров, встреч и бесед, перевода, протокольных мероприятий (завтраки, обеды, посещение демонстрационных объектов, публичные выступления, записи в книге почетных гостей, культурная программа) и процедурные вопросы посещения памятных мест, возложения венков, букетов и корзин с цветами, обмена подарками и сувенирами.
Заранее рассматриваются финансовые условия размещения, обслуживания и транспортного обеспечения делегации.
В состав официальных и сопровождающих Губернатора лиц, как правило, входят:
- один из заместителей Главы Администрации области, курирующий основные вопросы визита,
- начальник Департамента (или его заместитель),
- специалисты органов исполнительной власти Астраханской области;
- начальники структурных подразделений аппарата Губернатора и руководители органов исполнительной власти области, включение которых в состав делегации зависит от повестки дня переговоров.
Предложения по составу официальной делегации и сопровождающих лиц готовятся Департаментом.
После утверждения состава делегации Губернатором Департамент разрабатывает документы организационного характера, включая подробные справочные материалы о городах, в которых будет проходить визит, обо всех упомянутых в программе объектах посещения; вносит предложения о памятных подарках для вручения от имени Губернатора; занимается оформлением въездных виз для членов делегации.
Не менее чем за сутки до начала визита все материалы, подготовленные Департаментом и организаторами, представляются в отдел протокола Губернатора. После их обработки материалы к визиту передаются на ознакомление Губернатору.
6. Организация и проведение заседаний и совещаний
при Губернаторе Астраханской области
Порядок организации и проведения совещаний и заседаний совещательных органов при Губернаторе области устанавливается Регламентом работы Губернатора Астраханской области.
Структурные подразделения аппарата Губернатора, органы исполнительной власти области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, организации, учреждения, ежемесячно в срок до 20 числа представляют в отдел протокола Губернатора план наиболее значимых мероприятий, в которых предполагается участие Губернатора. После анализа представленной информации отдел протокола Губернатора включает их в месячный план мероприятий, который утверждается Губернатором.
Месячный план конкретизируется в недельных планах работы Губернатора, которые составляются отделом протокола Губернатора с учетом корректив, вносимых организаторами, не позднее чем за неделю до проведения мероприятия.
Включение заседаний в ежедневный план работы Губернатора производится лишь после представления в отдел протокола Губернатора всех материалов к совещанию, в котором предполагается участие Губернатора.
Порядок проведения совещаний определяется непосредственно Губернатором.
После проведения совещания, в том числе и выездного заседания, при необходимости в трехдневный срок организаторами составляется и оформляется протокол заседания, который представляется для корректировки в отдел протокола Губернатора и утверждается Губернатором. Протокол или выписки из него с конкретными решениями или поручениями и сроками выполнения рассылаются организаторами указанным в нем исполнителям. Подлинник протокола остается для хранения и организации контроля исполнения в отделе протокола Губернатора.
Если протокол не составляется, но в ходе заседания Губернатором были даны конкретные поручения или указания, они оформляются в письменном виде организаторами, представляются в секретариат Губернатора области и после утверждения Губернатором направляются конкретным исполнителям.
Выполнение решений или поручений, принятых на совещаниях, контролируется ответственным лицом, указанным в протоколе совещания.
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
