|  |
Постановление мэра города Астрахани от 23.06.2003 № 1720-М
"Об утверждении Положения о порядке регистрации трудовых договоров, заключенных работодателем - физическим лицом и работником на территории г. Астрахани"
Официальная публикация в СМИ:
"Горожанин" (Плюс четыре), № 7, 09.07.2003
МЭР ГОРОДА АСТРАХАНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 июня 2003 г. № 1720-м
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О
ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ,
ЗАКЛЮЧЕННЫХ РАБОТОДАТЕЛЕМ - ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦОМ
И РАБОТНИКОМ НА ТЕРРИТОРИИ
Г. АСТРАХАНИ
На основании статьи 303 главы 48 Трудового кодекса Российской Федерации, возлагающей обязанность регистрации трудовых договоров, заключаемых между работодателем - физическим лицом и работником, на органы местного самоуправления, в соответствии с Постановлением мэра города от 26.04.2002 № 1082-м "О возложении дополнительных обязанностей на регистрационную палату администрации города по регистрации трудовых договоров", в целях упорядочения процедуры регистрации указанных договоров, а также усиления социальной защищенности работников, постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке регистрации трудовых договоров, заключенных работодателем - физическим лицом и работником на территории г. Астрахани (далее - Положение).
2. Признать утратившим силу Постановление мэра города от 14.05.2002 № 1309-м "Об утверждении Положения о порядке регистрации трудовых договоров, заключаемых между работодателем - физическим лицом и работником на территории г. Астрахани".
3. Пресс-центру местного самоуправления г. Астрахани опубликовать настоящее Положение в газете "Горожанин".
4. Общему отделу администрации города внести соответствующие изменения в поисково-справочную систему распорядительных документов администрации города.
5. Контроль за выполнением настоящего Постановления мэра города возложить на заместителя мэра города - начальника финансово-казначейского управления г. Астрахани Абдулхалыкова М.А.
Мэр города
И.А.БЕЗРУКАВНИКОВ
Утверждено
Постановлением мэра города
от 23 июня 2003 г. № 1720-м
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ,
ЗАКЛЮЧЕННЫХ РАБОТОДАТЕЛЕМ - ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦОМ
И РАБОТНИКОМ НА ТЕРРИТОРИИ
Г. АСТРАХАНИ
Настоящее Положение разработано в соответствии с требованием статьи 303 главы 48 Трудового кодекса Российской Федерации, регламентирует порядок регистрации трудового договора, заключенного работодателем - физическим лицом и работником на территории г. Астрахани (далее - трудовой договор), вопросы, связанные с процедурой регистрации, учетом, хранением документов, поступивших на регистрацию, формированием реестра, оказанием помощи работодателям и работникам в форме услуг в пределах компетенции регистрирующего органа.
Положение разработано с учетом статьи 309 главы 48 Трудового кодекса РФ с целью формирования единой информационной и архивной базы, необходимой гражданам, работающим у работодателей - физических лиц для подтверждения трудового стажа, а также для содействия судебным, правоохранительным, контролирующим, налоговым и иным компетентным органам путем выдачи информации.
1. Орган, осуществляющий регистрацию трудовых
договоров на территории г. Астрахани
1.1. Регистрация трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами с работниками на территории г. Астрахани, осуществляется регистрационной палатой администрации города (далее - регистрирующий орган).
1.2. Регистрирующий орган осуществляет:
- прием документов на регистрацию;
- регистрацию трудового договора (далее - трудовой договор);
- регистрацию факта внесения изменений и (или) дополнений в трудовой договор (далее по тексту - изменения и дополнения), факта прекращения действия трудового договора между работодателем - физическим лицом и работником (далее по тексту - прекращение договора);
- ведение единого территориального реестра регистрации трудовых договоров;
- учет и хранение документов, переданных работодателем в регистрирующий орган для регистрации;
- передачу документов на архивное хранение после регистрации факта прекращения действия договора;
- архивное хранение документов;
- выдачу информации из реестра по официальным запросам компетентных органов либо по письменному заявлению одной из сторон трудового договора;
- выдачу копий и дубликатов трудовых договоров, находящихся на хранении (по письменному заявлению одной из сторон трудового договора, их представителей либо по официальному запросу компетентных органов).
2. Единый территориальный реестр регистрации
трудовых договоров
2.1. Регистрирующий орган ведет единый территориальный реестр регистрации трудовых договоров (далее - реестр).
2.2. Реестр формируется на основании сведений, содержащихся в документах, представленных заявителем для регистрации.
2.3. Реестр представляет собой информационную базу, в которой собраны и систематизированы данные о регистрации трудовых договоров, изменений/ дополнений в трудовые договоры, факта расторжения трудовых договоров между работодателями - физическими лицами и работниками на территории г. Астрахани.
В информационную базу по заявлению работодателя могут вноситься сведения о фактически имевших место трудовых отношениях с гражданами в случаях, когда трудовой договор не был зарегистрирован в установленном законом порядке и прекратил свое действие на момент регистрации факта его расторжения (п. 4.2.4., 4.2.5.).
2.4. Реестр содержит следующую информацию:
о работодателе:
- фамилия, имя, отчество;
- данные паспорта (серия, N, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);
- сведения о регистрационном учете по месту жительства;
- данные свидетельства о регистрации предпринимателя без образования юридического лица (серия, N, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);
- идентификационный номер налогоплательщика;
о работнике:
- фамилия, имя, отчество;
- данные паспорта (серия, N, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);
- сведения о регистрационном учете по месту жительства;
- идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (при его наличии);
о трудовом договоре:
- дата регистрации договора;
- номер регистрации договора;
- срок действия трудового договора;
- дата вступления трудового договора в силу;
- специальность (должность), на которую принят работник;
- дата регистрации изменений и (или) дополнений в договор;
- сведения о количестве внесенных изменений (дополнений);
- дата прекращения действия трудового договора;
- дата и номер регистрации факта прекращения действия трудового договора.
2.5. Реестр ведется регистрирующим органом на электронных носителях.
2.6. При несоответствии между записями в реестре на электронных носителях и данными, указанными в документах, представленных заявителем в регистрирующий орган и хранящихся в учетном деле, приоритет имеют данные, указанные в документах.
3. Сроки регистрации трудовых договоров (изменений и/или
дополнений в трудовой договор, новой редакции трудового
договора), заключенных работодателем - физическим
лицом и работником, а также регистрации факта
расторжения трудовых договоров
3.1. Срок регистрации исчисляется со дня представления и передачи в регистрирующий орган полного пакета надлежащим образом оформленных документов.
3.2. Датой представления документов для регистрации считается день их приема регистрирующим органом. Дата приема документов фиксируется в журнале приема, регистрации и выдачи трудовых договоров.
3.3. Установлены следующие сроки регистрации:
- трудовых договоров - 2 рабочих дня;
- изменений и (или) дополнений в трудовой договор, новой редакции трудового договора - 3 рабочих дня;
- факта прекращения действия договора - 3 рабочих дня;
- изменение записей в реестре по решению суда, вступившего в законную силу, - 3 рабочих дня.
3.4. По просьбе заявителя при наличии у него полного пакета надлежащим образом оформленных документов может быть произведена ускоренная регистрация. Решение о возможности проведения ускоренной регистрации принимается начальником отдела регистрации.
3.5. Установлены следующие сроки ускоренной регистрации:
- трудовых договоров - в течение 3-х часов;
- изменений и (или) дополнений в трудовой договор, а также новой редакции трудового договора - в течение рабочего дня;
- факта прекращения действия договора - в течение рабочего дня;
- изменение записей в реестре по решению суда, вступившего в законную силу, - 1 рабочий день.
4. Порядок приема, регистрации и выдачи документов
4.1. Порядок приема документов на регистрацию
4.1.1. В соответствии с настоящим Положением на регистрацию принимаются трудовые договоры, заключенные:
- работником и работодателем - физическим лицом, зарегистрированным на территории г. Астрахани;
- работником и работодателем - физическим лицом, состоящим на учете в налоговом органе на территории города Астрахани, в соответствии со ст. 83 Налогового кодекса РФ (при наличии подтверждения соответствующего налогового органа города Астрахани о постановке работодателя на налоговый учет).
4.1.2. Документы представляются в регистрирующий орган заявителем непосредственно. Иные способы представления документов в регистрирующий орган могут быть определены законодательством Российской Федерации.
4.1.3. Заявитель несет ответственность за достоверность информации, содержащейся в документах, представленных им в регистрирующий орган.
4.1.4. Заявителями могут являться следующие лица:
- работодатель - физическое лицо;
- иное лицо, действующее на основании доверенности, оформленной в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Подпись работодателя на доверенности должна быть скреплена его печатью, а при отсутствии у работодателя - физического лица печати - заверена нотариусом;
- работник (только при регистрации факта прекращения действия договора).
4.1.5. Заявитель представляет в регистрирующий орган для регистрации соответствующий пакет надлежащим образом оформленных документов, установленный в разделе 4.2. настоящего Положения.
4.1.6. Заявитель должен при сдаче документов на регистрацию иметь при себе следующие документы:
- паспорт;
- фотокопию паспорта работодателя;
- фотокопию паспорта работника;
- копию свидетельства о регистрации физического лица в качестве предпринимателя, с отметкой налогового органа о постановке на учет,
- свидетельство (при его наличии) о постановке на учет в налоговом органе работника по месту его жительства либо фотокопию указанного свидетельства;
- страховое свидетельство (при его наличии) государственного пенсионного страхования работника либо фотокопию указанного свидетельства;
- надлежащим образом оформленную доверенность и ее фотокопию, если заявление подается представителем работодателя.
4.2. Документы, представляемые в регистрирующий орган
4.2.1. Для регистрации факта заключения трудового договора в регистрирующий орган представляются следующие документы:
- заявление установленной формы на регистрацию договора - 1 экз.;
- трудовой договор - 4 экз.;
- надлежащим образом оформленную доверенность, если заявление подается представителем работодателя: копия и оригинал для сверки - 1 экз.;
- документ об оплате.
4.2.2. Для регистрации факта внесения изменений (дополнений) в трудовой договор либо новой редакции договора в регистрирующий орган представляются следующие документы:
- заявление установленной формы на регистрацию новой редакции договора либо изменений и (или) дополнений, внесенных в трудовой договор, - 1 экз.;
- соглашение о внесении изменений (дополнений) в договор или новую редакцию договора - 4 экз.;
- трудовой договор, зарегистрированный в установленном порядке, в который вносится изменение (дополнение), - 2 экз.;
- документ об оплате;
- надлежащим образом оформленная доверенность, если заявление подается представителем работодателя: копия и оригинал для сверки - 1 экз.
Если трудовой договор, в который внесены изменения и (или) дополнения либо подписана новая редакция, не был зарегистрирован в регистрирующем органе администрации г. Астрахани, заявитель одновременно подает заявление на регистрацию договора в общем порядке. В этом случае одновременно с новой редакцией договора (соглашением о внесении изменений/дополнений в договор) представляются 2 подлинника и копия ранее заключенного трудового договора, подтверждающего фактически существовавшие трудовые отношения.
Если договор был заключен до введения в действие Трудового кодекса РФ и трудовые отношения продолжаются, то такой трудовой договор должен быть зарегистрирован в регистрирующем органе в соответствии с требованием ст. 424 Трудового кодекса Российской Федерации и приведен в соответствие с действующими нормами трудового права, путем подписания новой редакции или соглашения о внесении изменений/дополнений.
Если трудовой договор, в который вносятся изменения и (или) дополнения либо подписана новая редакция, был зарегистрирован в регистрирующем органе на территории другого муниципального образования Российской Федерации, а необходимость изменений вызвана переменой места трудовой деятельности и постановкой на учет в налоговый орган города Астрахани, то, на основании заявления работодателя, в информационную базу вносятся необходимые сведения, в том числе о регистрации трудового договора в регистрирующем органе на территории другого муниципального образования Российской Федерации. В этом случае в регистрирующий орган дополнительно представляются:
- 2 экземпляра трудового договора и 3 копии, одна из которых после регистрации факта внесения изменений и (или дополнений) остается для хранения в учетном деле регистрирующего органа, вторая направляется регистрирующим органом в соответствующий налоговый орган города Астрахани, третья выдается работодателю для передачи в регистрирующий орган по месту регистрации основного трудового договора.
- документ, подтверждающий постановку предпринимателя на налоговый учет в соответствующем налоговом органе на территории г. Астрахани.
4.2.3. Для регистрации факта прекращения действия трудового договора представляются следующие документы:
- заявление в установленной форме о расторжении трудового договора - 1 экз.;
- трудовой договор, зарегистрированный в установленном порядке, - 2 экз.;
- документ об оплате;
- надлежащим образом оформленная доверенность, если заявление подается представителем работодателя: копия и оригинал для сверки - 1 экз.
4.2.4. При расторжении трудового договора, который не был зарегистрирован в установленном порядке в регистрирующем органе администрации г. Астрахани и прекратил свое действие, на основании заявления работодателя в информационную базу вносятся сведения о фактически имевших место трудовых отношениях. Регистрация факта прекращения действия трудового договора осуществляется в общем порядке. В этом случае в регистрирующий орган заявитель представляет:
- трудовой договор, не зарегистрированный в установленном порядке, - 2 подлинных экземпляра и копию;
- заявление о внесении в информационную базу сведений, подтверждающих фактически существовавшие трудовые отношения.
4.2.5. При расторжении трудового договора, который был зарегистрирован в установленном порядке в регистрирующем органе на территории иного муниципального образования Российской Федерации, а фактически трудовые отношения имели место на территории города Астрахани, при условии, что работодатель состоял на налоговом учете в налоговом органе г. Астрахани то, на основании заявления работодателя, в информационную базу вносятся сведения о фактически имевших место трудовых отношениях на территории г. Астрахани и осуществляется регистрация факта прекращения действия трудового договора. В этом случае в регистрирующий орган заявитель дополнительно представляет:
- 2 подлинных экземпляра трудового договора и 2 копии;
- документ, подтверждающий постановку предпринимателя на учет в налоговом органе г. Астрахани в соответствии со ст. 83 Налогового кодекса Российской Федерации.
Подлинники трудового договора после регистрации факта прекращения его действия выдаются сторонам договора, одна копия хранится в учетном деле регистрирующего органа г. Астрахани, вторая выдается работодателю для передачи в регистрирующий орган по месту регистрации трудового договора.
4.2.6. Если свидетельство о регистрации предпринимателя, осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица, выдано органом, производящим регистрацию физических лиц в качестве предпринимателей, находящимся на территории иного муниципального образования Российской Федерации, то, помимо вышеперечисленных документов, должен быть представлен документ, подтверждающий постановку такого предпринимателя на учет в налоговом органе на территории г. Астрахани.
4.2.7. Если трудовой договор и (или) заявление подписаны представителями сторон, в регистрирующий орган представляется заверенная надлежащим образом копия доверенности либо фотокопия и оригинал для сверки.
4.2.8. При регистрации факта заключения трудового договора с участием иностранного гражданина, лица без гражданства в регистрирующий орган дополнительно представляется документ, подтверждающий право указанных граждан на осуществление трудовой деятельности на территории Российской Федерации.
4.2.9. Орган, осуществляющий регистрацию трудовых договоров, вправе запрашивать у заявителей иные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ, если их представление необходимо для уточнения сведений, предусмотренных настоящим Положением.
4.2.10. При сдаче документов на регистрацию в журнале приема, регистрации и выдачи трудовых договоров (далее по тексту - журнал) фиксируется: номер и дата приема документов на регистрацию; фамилии и инициалы сторон договора; вид регистрационного действия; дата вступления в действие трудового договора (соглашения об изменении/дополнении в договор, новой редакции договора), прекращения действия договора; количество документов, принятых на регистрацию; дата, назначенная для получения документов.
4.2.11. Специалист, осуществивший прием документов, выдает заявителю талон с указанием номера, даты и времени получения документов. Талон предъявляется при получении документов в назначенный срок.
4.2.12. Передача документов в регистрирующий орган учитывается в журнале и подтверждается подписями заявителя и специалиста, принявшего документы.
4.2.13. При осуществлении регистрации трудовых договоров, изменений и (или) дополнений, расторжения трудовых договоров, заключенных между работником и работодателем - физическим лицом, не являющимся предпринимателем, сведения о номере свидетельства о регистрации лица в качестве предпринимателя без образования юридического лица, органе, выдавшем свидетельство, и дате его выдачи в бланках заявления не указываются. В соответствующих графах заявления указывается, что гражданин не является предпринимателем.
4.2.14. По просьбе работодателя (работника) и на основании его заявления регистрирующий орган может принять на хранение его экземпляр трудового договора (соглашения о внесении изменений/дополнений, новую редакцию).
4.3. Требования к документам, представляемым заявителем в регистрирующий орган для регистрации
4.3.1. Трудовой договор (соглашение о внесении изменений/дополнений в трудовой договор, новая редакция трудового договора), а также заявления, представляемые в регистрирующий орган, должны быть заполнены на русском языке.
4.3.2. Трудовой договор (изменения/дополнения, новая редакция), подписанный работодателем - физическим лицом и работником, должен быть заключен указанными сторонами в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ, иными нормативными документами, принятыми компетентными органами по регулированию трудовых отношений.
4.3.3. В содержании трудового договора (соглашении о внесении изменений/дополнений в трудовой договор, новой редакции трудового договора) не должно быть разночтений, слова и выражения не должны иметь двоякого толкования.
4.3.4. Все экземпляры трудового договора (соглашения о внесении изменений/дополнений в трудовой договор, новая редакция трудового договора), заключенного между работодателем и работником, должны быть идентичными.
4.3.5. Трудовой договор (соглашение о внесении изменений/дополнений в трудовой договор, новая редакция трудового договора) должен быть подписан надлежащими сторонами: работодателем и работником лично либо лицами, представляющими интересы работодателя или работника на основании доверенности, выданной в соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ.
4.3.6. Текст должен быть напечатан на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств - средств электронно-вычислительной техники либо написан разборчивым почерком (печатными буквами), не вызывающим сомнений в содержании и не допускающим двоякого толкования.
4.3.7. В тексте не должно быть подчисток, приписок, иных исправлений.
4.3.8. Если документ составлен на двух и более листах, листы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписями сторон и печатью работодателя (при наличии).
4.3.9. Заявление, представляемое в регистрирующий орган (на регистрацию трудового договора, на внесение изменений и (или) дополнений в трудовой договор, на расторжение трудового договора), должно быть подписано заявителем лично либо его доверенным лицом.
4.3.10. В бланках заявлений о регистрации трудового договора (соглашения о внесении изменений/дополнений, новой редакции), факта прекращения действия трудового договора должны быть заполнены все пункты и графы, необходимые для формирования реестра.
4.3.11. В заявлении, поданном на регистрацию и в трудовом договоре (соглашении о внесении изменений/дополнений, новой редакции), не должно быть разночтений.
4.3.12. В доверенности, выданной работодателем - физическим лицом, подписанной им и скрепленной его печатью (без нотариального удостоверения), должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица, выдавшего доверенность;
- серия и номер свидетельства о регистрации предпринимателя, осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица, наименование органа, выдавшего свидетельство, и дата его выдачи;
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
- фамилия, имя, отчество уполномоченного лица, его паспортные данные;
- полномочия доверенного лица на представительство в регистрирующем органе с правом подписи заявлений и других необходимых документов;
- дата выдачи доверенности и срок ее действия.
4.3.13. Работодатель, не имеющий печати, должен удостоверить доверенность нотариально.
4.4. Отказ в приеме документов на регистрацию
4.4.1. Регистрирующий орган вправе отказать в приеме документов на регистрацию трудовых договоров (изменений/дополнений) факта расторжения трудовых договоров, если:
- полностью либо в части не выполнены условия, предусмотренные в разделах 4.2. и 4.3. настоящего Положения;
- трудовой договор не соответствует в целом либо в части требованиям действующего законодательства о труде;
- в реестре содержатся сведения о регистрации иного либо этого же трудового договора между работодателем и работником, указанным в заявлении;
- в реестре содержатся сведения о регистрации трудового договора между работником, указанным в заявлении, и другим работодателем, если оба места работы указаны работодателями в трудовых договорах как основные, либо суммарная норма рабочего времени превышает предельно установленную трудовым законодательством, либо режим рабочего времени не позволяет совмещать две или несколько функций по разным трудовым договорам.
4.4.2. Регистрирующий орган обязан объявить заявителю о наличии оснований для отказа в приеме документов на регистрацию и рекомендовать привести документы в соответствие с установленными требованиями.
4.5. Порядок регистрации трудового договора, изменений и (или) дополнений, вносимых в трудовой договор, факта прекращения действия трудового договора
4.5.1. При регистрации трудового договора на всех экземплярах трудового договора проставляется штамп регистрирующего органа, содержащий регистрационный номер, сведения о дате осуществления регистрации и дате вступления трудового договора в силу. Запись заверяется подписью ответственного лица, осуществляющего регистрацию трудовых договоров, и скрепляется круглой печатью регистрирующего органа с гербом города Астрахани.
4.5.2. При регистрации изменений (дополнений) в трудовой договор либо новой редакции трудового договора на всех экземплярах соглашения о внесении изменений/ дополнений в трудовой договор (на договоре, подписанном в новой редакции) проставляется штамп регистрирующего органа, который содержит: регистрационный номер договора, литеру, под которой зарегистрирована новая редакция (соглашение об изменении и/или дополнении), и дату регистрации изменений (дополнений), вносимых в трудовой договор. Запись заверяется подписью ответственного лица, осуществляющего регистрацию трудовых договоров, и скрепляется круглой печатью регистрирующего органа с гербом города Астрахани. Одновременно с регистрацией новой редакции на двух экземплярах трудового договора на лицевой стороне в правом верхнем углу регистрирующим органом проставляется штамп следующего содержания: "Зарегистрирована новая редакция. Дата. Подпись ответственного лица". Если изменения внесены в форме соглашения о внесении изменений/дополнений в трудовой договор, то проставляется штамп следующего содержания: "Зарегистрированы изменения (дополнения). Дата. Подпись ответственного лица".
4.5.3. При внесении изменений и (или) дополнений в трудовой договор, который не был зарегистрирован в регистрирующем органе администрации города, вначале производится регистрация трудового договора в установленном порядке (п.4.5.1.), затем регистрация изменений и (или) дополнений (п. 4.5.2.).
4.5.4. При регистрации факта прекращения действия трудового договора на всех экземплярах договора проставляется штамп регистрирующего органа, содержащий сведения о дате прекращения действия трудового договора и дате регистрации факта прекращения его действия, регистрационный номер. Сведения заверяются подписью ответственного лица, осуществляющего регистрацию трудовых договоров, и скрепляются круглой печатью регистрирующего органа с гербом города Астрахани.
4.5.5. При расторжении трудового договора, который не был зарегистрирован в установленном порядке в регистрирующем органе администрации г. Астрахани и прекратил свое действие, на основании заявления работодателя в информационную базу вносятся сведения о фактически имевших место трудовых отношениях. При этом на всех экземплярах трудового договора проставляется штамп следующего содержания: "Сведения, подтверждающие трудовые отношения с "____" __________ по "____" ___________ внесены в информационную базу. Регистрация трудового договора не производилась" и штамп, содержащий сведения, указанные в п. 4.5.4. настоящего Положения.
4.5.6. Датой регистрации признается дата внесения регистрирующим органом соответствующей записи на всех экземплярах трудового договора (соглашения о внесении изменений/дополнений либо новой редакции трудового договора).
4.5.7. В случаях, когда трудовые отношения между работодателем и работником фактически существуют, а трудовой договор не был заключен, договор может быть заключен сторонами с указанием фактической даты начала трудовых отношений и зарегистрирован в общем порядке.
4.5.8. В случаях, когда трудовой договор был заключен и зарегистрирован в регистрирующем органе, но оба экземпляра трудового договора (работника и работодателя) утеряны, трудовые отношения могут быть подтверждены путем выдачи информации, указанной в разделе 7 настоящего Положения.
4.5.9. В случаях, когда трудовой договор был заключен и не зарегистрирован в регистрирующем органе и оба экземпляра трудового договора (работника и работодателя) утеряны, трудовой договор может быть восстановлен сторонами с указанием фактической даты начала трудовых отношений и зарегистрирован в общем порядке.
4.6. Выдача документов, прошедших регистрацию
4.6.1. Все документы после регистрации передаются специалисту, осуществляющему выдачу документов. Специалист, принявший документы, готовые к выдаче, обеспечивает их хранение в течение 5 рабочих дней, начиная с даты, назначенной работодателю (его представителю) для получения документов. Дата зафиксирована в журнале учета и талоне, выданном работодателю (его представителю) при сдаче документов на регистрацию. По прошествии пяти дней документы передаются на хранение в отдел, обеспечивающий постоянное хранение документов.
4.6.2. Документы выдаются работодателю либо уполномоченному им лицу только по предъявлении паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность.
4.6.3. Представитель имеет право получить документы только по предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности.
4.6.4. Трудовые договоры, заключенные работодателем и работником, представленные на регистрацию и зарегистрированные в установленном порядке, выдаются работодателю либо доверенному лицу в количестве 2 экземпляров (работника и работодателя). Третий экземпляр трудового договора направляется в учетное дело регистрирующего органа для хранения. Один экземпляр трудового договора (копия) подлежит передаче в заинтересованный государственный орган.
4.6.5. При регистрации изменений/дополнений работодателю либо доверенному лицу выдаются 2 экземпляра трудового договора в новой редакции (соглашения о внесении изменений и/или дополнений), прошедшие регистрацию, и 2 экземпляра трудового договора с отметкой регистрирующего органа о внесенных изменениях и (или) дополнениях согласно п. 4.5.2. настоящего Положения. Один экземпляр соглашения о внесении изменений/дополнений (новой редакции трудового договора) направляется в учетное дело регистрирующего органа для хранения. Один экземпляр трудового договора в новой редакции либо соглашения об изменении и/или дополнении (копия) подлежит передаче в заинтересованный государственный орган.
4.6.6. При регистрации факта прекращения действия трудового договора:
а) если трудовой договор был зарегистрирован в регистрирующем органе администрации города Астрахани, работодателю выдаются представленные им экземпляры трудового договора с записью о регистрации факта прекращения действия трудового договора;
б) если трудовой договор не был зарегистрирован в регистрирующем органе администрации города Астрахани (п. 4.2.4.), работодателю выдаются 2 экземпляра представленного им трудового договора с отметкой регистрирующего органа (п. 4.5.5.) и записью о регистрации факта прекращения действия трудового договора. Один экземпляр подлежит передаче в заинтересованный государственный орган, один экземпляр направляется в учетное дело регистрирующего органа для хранения.
4.6.7. Работодатель (его представитель) должен расписаться за получение документов в журнале учета.
4.6.8. Работник вправе получить свой экземпляр трудового договора в общем порядке, если его уже не получил работодатель.
5. Учет и хранение документов
5.1. Регистрирующий орган осуществляет учет, оперативное и архивное хранение документов, переданных заявителем на регистрацию.
5.2. Учет производится путем записи в журнал приема, регистрации и выдачи трудовых договоров, заключенных работодателем - физическим лицом и работником. Указанный журнал состоит из следующих позиций:
- дата приема документов на регистрацию;
- регистрационный номер;
- фамилия и инициалы сторон трудового договора;
- вид заявления (регистрационного действия);
- дата вступления в действие трудового договора (изменений, дополнений к трудовому договору, новой редакции);
- дата прекращения действия трудового договора;
- количество документов, принятых на регистрацию;
- дата, назначенная для получения документов;
- подпись заявителя и специалиста, принявшего документы;
- количество выданных документов;
- дата фактического получения заявителем документов, прошедших регистрацию;
- фамилия, инициалы и подпись надлежащего лица, получившего документы.
5.3. Каждый трудовой договор имеет свой регистрационный номер и хранится в отдельной папке (учетном деле) вместе с заявлением работодателя (его представителя) и иными документами, принятыми на регистрацию с указанием года и месяца регистрации.
5.4. Сформированные папки учетных дел передаются специалисту, осуществляющему выдачу документов, и могут находиться у него не более 5 рабочих дней после даты, назначенной работодателю для получения документов.
5.5. По истечении срока, указанного в п. 5.4. настоящего Положения, сформированные папки учетных дел передаются на оперативное хранение в специальное помещение.
5.6. После регистрации факта внесения изменений и (или) дополнений в трудовой договор учетное дело дополняется новой информацией.
5.7. После регистрации факта прекращения действия трудового договора в учетное дело направляется информация о прекращении трудовых отношений. Учетное дело закрывается, оформляется в соответствии с требованиями архивного делопроизводства и передается на архивное хранение.
5.8. Срок архивного хранения документов составляет 75 лет.
5.9. Для обработки документов, подготовки учетных дел, формирования папок с учетными делами, систематизации, передачи дел на оперативное и архивное хранение, а также решения методических вопросов и обобщения практики регистрации трудовых договоров регистрирующему органу специально установлен один рабочий день в неделю. В указанный день регистрирующий орган прием граждан не осуществляет.
6. Выдача информации
6.1. Регистрирующий орган производит выдачу информации из реестра, подготовку и выдачу дубликатов и копий документов, находящихся на хранении.
6.2. Выдача информации из реестра производится в форме выписки из единого территориального реестра регистрации трудовых договоров либо справки.
6.3. Выписка содержит информацию в пределах сведений, имеющихся в реестре.
6.4. Справка содержит ответ по конкретно запрошенным сведениям в пределах имеющейся в регистрирующем органе информации.
6.5. Получить копии и дубликаты документов имеют право только стороны трудового договора, зарегистрированного в регистрирующем органе. Информация выдается только на основании заявления по предъявлении надлежащей стороной паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
6.6. Информация третьим лицам может быть выдана в порядке и объеме, установленных действующим законодательством.
6.7. Установлены следующие сроки выдачи информации:
выписка из реестра - 2 дня;
справка - 3 дня;
копия - 3 дня;
дубликат - 3 дня;
6.8. В необходимых случаях стороны могут получить информацию в срочном порядке. Установлены следующие сроки выдачи срочной информации:
выписка из реестра - в течение 3-х часов;
справка - в течение рабочего дня;
копия - в течение рабочего дня;
дубликат - в течение рабочего дня.
6.9. Информация может быть выдана судебным, правоохранительным, контролирующим, налоговым и иным компетентным органам только по официальным запросам в сроки, установленные законодательством РФ.
7. Заключительные положения
7.1. При осуществлении регистрации, в случаях возникновения ситуаций, не предусмотренных настоящим Положением, регистрирующий орган вправе самостоятельно принимать необходимые решения, руководствуясь действующим законодательством Российской Федерации.
7.2. Образцы бланков всех видов и иных документов, необходимых для осуществления регистрации в соответствии с настоящим Положением, разрабатываются регистрирующим органом и утверждаются его руководителем.
7.3. Порядок прохождения документов в регистрирующем органе определяется его руководителем.
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
